Stadsstyrelsen
Esityslista 19.10.2026/Asianro 8

Stadsstyrelsen 19.10.2026     

2051/01.01.01.00/2026  

Beredning och tilläggsuppgifter

stadsdirektör Jani Pitkäniemi, biträdande stadsdirektör Fredrick von Schoultz, stadsutvecklingschef Dan Mollgren, bildningsdirektör Sari Gustafsson, personaldirektör Anu Kalliosaari, fornamn.efternamn@porvoo.fi

Borgå stad har ett tillståndsförfarande när tjänster och befattningar tillsätts. Genom förfarandet vill man försäkra sig om att anställning av personal och anlitande av bland annat vikarier övervägs noga.

Stadsstyrelsen beslutade 17.8.2026 att tillsättningstillstånd, med undantag för rekryteringar som baserar sig på småbarnspedagogikens barngruppers och skolornas timresurser, ska behandlas och godkännas av stadsstyrelsen.

En befattning som blivit ledig inom en resultatenhet och ett uppgiftsområde tillsätts genom att en person som ska omplaceras tillsätts till befattningen eller annars genom interna uppgiftsarrangemang eller personalförflyttningar. I första hand tillsätts befattningen med en person inom den egna sektorn och i andra hand genom personalförflyttningar mellan sektorerna.

Om en tjänst inte kan lämnas vakant eller om en befattning med arbetsavtalsförhållande inte kan tillsättas genom uppgiftsarrangemang, interna förflyttningar eller genom omplaceringar, ska ett rekryteringstillstånd sökas för rekrytering.

Sektordirektörerna har föreslagit att följande befattningar och tjänster tillsätts:

Högskolepraktikant till demokratienheten för tiden 1.1.2027–31.3.2027

Närarkivet i stadshuset har använts för förvaring av arkivmaterial och andra föremål. Utrymmet fungerar även som skyddsrum. Staden har behov av att ta utrymmet i bruk för annan verksamhet och samtidigt förbättra dess funktion som skyddsrum. Förändringen förutsätter att arkivmaterialet och de övriga föremålen avlägsnas från utrymmet. Utrymmet ska vara tömt i april 2027.

För att kunna tömma utrymmet måste arkivmaterialet gås igenom, förtecknas och gallras, varefter det material som ska bevaras flyttas till stadsarkivet eller andra lokaler. Arbetet kräver kompetens inom dokumentförvaltning och en betydande arbetsinsats. Personalresurserna inom dokumentförvaltningen är begränsade och flera projekt som fortsätter in på nästa år pågår för närvarande. Det är därför svårt att genomföra tömningsprojektet med egna personalresurser inom den tid som står till förfogande.

Dokumentförvaltningen har möjlighet att för uppgiften anställa en högskolepraktikant som studerar inom området. Praktikanten skulle kunna genomföra den obligatoriska tre månader långa praktiken vid Borgå stad, delta i tömningsprojektet och bidra till att säkerställa att arkivmaterialet flyttas till de nya lokalerna på ett ändamålsenligt sätt. Under praktikperioden ordnas riksdagsval, och praktikanten kan vid behov bistå med arrangemangen kring valet.

Stadsutveckling/Stadsinfra

BATS-projektchef för tiden 1.11.2026–31.1.2027

Anställningstillstånd söks för en projektchef för projektet Baltic Sea region Active MobiliTy Solutions – in darkness and all weather conditions (BATS). Projektet medfinansieras av EU:s Interreg BSR-program och är ett gemensamt projekt mellan sju länder med målet att främja gång och cykling året runt.

Genomförandet av det treåriga projektet avslutas i oktober 2026 och följs av en tre månader lång avslutningsperiod. Projektchefen ansvarar för projektets slutrapportering i samarbete med de internationella projektpartnerna. En omsorgsfull och sakkunnig rapportering är en förutsättning för att Borgå ska få den ersättning i efterskott som staden är berättigad till för genomförandet av projektet.

Därtill ansvarar projektchefen för arkiveringen av projektmaterialet i enlighet med EU-bestämmelserna och bidrar till att säkerställa att projektets resultat tas till vara och vidareutvecklas inom Borgå stads egen planering. Uppgiften finansieras inom ramen för Interreg BSR-programmet.

Den nuvarande projektchefen skulle fortsätta i uppgiften under avslutningsperioden. Avslutningsperioden börjar 1.11.2026 och slutar 31.1.2027.

Växande och lärande/Finskspråkig grundläggande utbildning och gymnasieutbildning

Två visstidsanställda specialklasslärare från och med 4.1.2027

Borgå stad administrerar ett regionalt projekt inom sjukhusundervisningen med en budget på cirka 400 000 euro. För projektet anställs två visstidsanställda specialklasslärare för att samordna projektet och ge konsultativt stöd till de kommuner som deltar i projektet. Om rekryteringarna inte genomförs måste projektmedlen återbetalas.

Tillväxt och lärande/Småbarnspedagogik

Fem biträdande föreståndare från och med 1.1.2027

Kraven på verksamhetsmiljön inom småbarnspedagogiken har ökat när det gäller personalledning, tillgången på arbetskraft, pedagogisk utveckling och lagstadgade skyldigheter. Den biträdande föreståndarens uppgift är central för att säkerställa en högklassig, trygg och målinriktad småbarnspedagogik.

Den biträdande föreståndaren stöder daghemsföreståndaren och ansvarar för sin del för personalledning, organisering av verksamheten, kund- och nätverkssamarbete samt samordning av den pedagogiska verksamheten. Genom uppgiften säkerställs tillräckliga resurser för ledarskapet, stödet för tillgången på personal och personalens arbetshälsa samt en smidig vardaglig verksamhet.

Genom att tillsätta uppgiften kan ledningsansvaret fördelas på ett ändamålsenligt sätt, vilket gör det möjligt att i högre grad rikta daghemsföreståndarens arbetsinsats till strategiskt och pedagogiskt ledarskap. Samtidigt säkerställs kontinuiteten i verksamheten vid undantags- och vikariesituationer och riskerna i anslutning till ledarskapet minskar.

Om uppgiften som biträdande föreståndare inte tillsätts försvagas ledningsresursen, belastningen i chefsarbetet ökar och ett högklassigt genomförande av verksamheten samt ett tillräckligt stöd för personalen i det dagliga arbetet kan äventyras. Helheten som ska ledas omfattar flera daghemsenheter och ett stort antal barn och anställda, vilket förutsätter ett delat ledarskap. Uppgiften som biträdande föreståndare stöder tillgängligheten i ledarskapet, det nära chefsstödet för personalen samt möjligheten att snabbt reagera på verksamhetens dagliga behov.

Uppgiften som biträdande föreståndare är en kombinerad uppgift där arbetstagaren både arbetar i en barngrupp och separat stöder daghemsföreståndaren i chefs- och ledningsuppgifter två dagar i veckan. Lösningen gör det möjligt att stärka ledarskapet på ett kostnadseffektivt sätt och stöder personalens välbefinnande, servicens kvalitet och verksamhetens kontinuitet.

De biträdande föreståndarna placeras vid daghemmen Metsätähti, Toukovuori, Gammelbacka och Satumäki. Dessutom arbetar en biträdande föreståndare gemensamt för Puistopäiväkoti och Huhtisen päiväkoti och stöder föreståndarna för de två daghemmen. Denna biträdande föreståndare arbetar inte i en barngrupp.

Uppgifterna som biträdande föreståndare har beaktats i personalplanen. Uppgifterna har tillsatts för viss tid för perioden 1.8–31.12.2026. Orsaken till visstidsanställningarna var omorganiseringen av verksamheten med anledning av stadens samarbetsförhandlingar. Anställningstillstånd söks nu på nytt för att uppgifterna ska kunna tillsättas tills vidare i enlighet med den ursprungliga planen. Uppgifterna ledigförklaras internt.

Livskraft/Fritidstjänster

Vikarie för den kundserviceansvariga vid Runebergs hem för tiden 1.12.2026–30.9.2027

Den kundserviceansvariga vid Runebergs hemmuseum kommer att vara arbetsledig under perioden 1.1.2027–30.9.2027. För att museiverksamheten och servicen ska kunna upprätthållas behövs en vikarie. Vid Runebergs hemmuseum arbetar endast två personer i ordinarie anställningsförhållanden. För att säkerställa verksamhetens kontinuitet behövs därför en vikarie under den ena arbetstagarens frånvaro.

Livskraft/Integration

Integrationshandledare från och med 1.12.2026

Tjänsten som integrationshandledare ingår i den godkända personalplanen. Befattningen lades till i samband med budgeten för 2025 efter att stadsfullmäktige beslutat att Borgå ska bereda sig på att årligen ta emot 50 kvotflyktingar. Tjänsten tillsattes inte 2025, eftersom det inte var Borgås tur att ta emot kvotflyktingar och mottagandet inte inleddes enligt planerna. Under 2026 har rekryteringen fördröjts av rekryteringsbegränsningarna och det nya förfarandet för anställningstillstånd.

Inom integrationstjänsterna har möjligheten att sköta uppgifterna med de nuvarande personalresurserna bedömts, men uppgifterna kan inte fördelas på ett ändamålsenligt sätt bland den nuvarande personalen utan att genomförandet av de lagstadgade integrationstjänsterna äventyras. Den nuvarande personalen ansvarar redan fullt ut för de tjänster som föreskrivs i integrationslagen, handledningen och rådgivningen i inledningsskedet, den sektorsövergripande bedömningen av servicebehovet samt ordnandet av övriga integrationstjänster. Tjänsten kan inte lämnas obesatt utan konsekvenser för servicens tillgänglighet och kvalitet.

Uppgiften är särskilt inriktad på tjänster i inledningsskedet för kvotflyktingar och andra invandrare som är i behov av särskilt stöd, stöd för en fungerande vardag samt främjande av integrationen. Enligt nuvarande uppgifter kommer en del av mottagandet av kvotflyktingar för 2026 att flyttas till årsskiftet 2026–2027, då ett betydande antal nya klienter väntas anlända till Borgå. Ett planmässigt genomförande av mottagandet förutsätter att en ny integrationshandledare kan rekryteras och introduceras i arbetet innan mottagandet inleds.

Ordinarie tjänst som serviceansvarig från och med 1.1.2027

Verksamhetsområdet inom integrationstjänsterna har under de senaste åren utvidgats och förändrats på ett bestående sätt. Vid sidan av ordnandet av de lagstadgade integrationstjänsterna omfattar verksamheten sektorsövergripande samordning, utveckling av tjänsterna samt helheter som anknyter till stadens livskraft, sysselsättning och internationalisering. Verksamheten förutsätter samtidigt en stark ledning av den dagliga verksamheten och ett långsiktigt strategiskt utvecklingsarbete.

I den nuvarande ledningsstrukturen ansvarar integrationschefen både för ledningen av personalen och den dagliga verksamheten samt för utvecklingen av servicehelheten, nätverkssamarbetet, främjandet av strategiska utvecklingshelheter och vikariatet för näringsdirektören. Ledningen av den dagliga verksamheten och det stöd som personalen behöver tar en betydande del av den tillgängliga arbetstiden i anspråk, vilket innebär att utvecklingen av tjänsterna och verksamheten inte kan främjas tillräckligt systematiskt.

Dessutom finns det behov av att stärka vikariearrangemangen för helhetsansvaret för att säkerställa kontinuiteten i ledningen.

Genom att tillsätta tjänsten som serviceansvarig stärks den operativa ledningen av integrationstjänsterna och en smidig, högklassig och kontinuerlig verksamhet inom servicehelheten säkerställs. Den serviceansvariga fungerar som närmaste chef för integrationshandledarna och ansvarar för den dagliga arbetsledningen, organiseringen av arbetet och stödet till personalen i deras krävande kundservicearbete. Den serviceansvariga planerar genomförandet och tidsplaneringen av tjänsterna samt en ändamålsenlig användning av personalresurserna och ansvarar för uppföljningen av att kundprocesserna fungerar smidigt, att kvaliteten på tjänsterna upprätthålls och att överenskomna verksamhetssätt följs.

Den serviceansvariga leder och utvecklar de operativa serviceprocesserna i samarbete med personalen och olika nätverk. Till uppgiften hör också att samordna introduktionen av nya arbetstagare och stödja utvecklingen av personalens kompetens. Den serviceansvariga deltar även i planeringen och rapporteringen av verksamheten, i avtals- och upphandlingshelheter samt i att säkerställa lokalernas säkerhet och funktionalitet.

Den serviceansvarigas uppgift skiljer sig väsentligt från uppgifter på sakkunnignivå genom att ansvaret, i stället för att gälla enskilda klient- eller uppgiftshelheter, omfattar hela den operativa servicehelhetens funktion, organiseringen av personalens arbete, utvecklingen av serviceprocesserna, kvalitetssäkringen samt kontinuiteten i ledningen. Den serviceansvariga fungerar dessutom som integrationschefens vikarie.

Tillstånd söks för att inleda rekryteringen innan budgeten och personalplanen för 2027 har godkänts, så att tjänsten som serviceansvarig, som ingår i förslaget till personalplan, kan tillsättas så snart som möjligt från början av 2027. Om rekryteringsprocessen inleds först efter att personalplanen har godkänts skulle tillsättandet av tjänsten fördröjas avsevärt. Det är nödvändigt att tillsätta tjänsten genast från början av året för att säkerställa den operativa ledningen av integrationstjänsterna, arbetet som närmaste chef och verksamhetens kontinuitet.

Stadsdirektören