Stadsstyrelsen
Pöytäkirja 13.01.2025/Pykälä 5

Stadsstyrelsen 22.01.2024 § 25 

Beredning och tilläggsuppgifter

utvecklingsdirektör Charlotta Grönqvist

fornamn.efternamn@porvoo.fi

Borgå stads nya digiprogram har beretts hösten 2023. Digiprogrammet baserar sej på stadsstrategin, som godkändes i stadsfullmäktige 25.5.2022. I stadsstrategin står det att digitaliseringen, liksom många andra globala fenomen, utmanar Borgå stad allt mer. Den samhälleliga förändringen och förnyande av verksamhetsmodellerna förutsätter utveckling inom tjänsteproduktionen, av den teknologi som används samt av ICT-infrastrukturen. Med hjälp av teknologi, korrekt information och förnyade processer kan vi underlätta och effektivisera vår verksamhet och nå våra klimatmål.  Med hjälp av digitaliseringen kan vi ge kommuninvånarna, stadens personal och intressentgrupperna mervärde. Stadens mål är att utnyttja digitaliseringen för att uppnå målen i stadsstrategin.

Digiprogrammet och den digitala vägkartan innehåller beslut och åtgärder som ska vidtas nu eller inom den närmaste framtiden för att säkerställa framtida framgång. I digiprogrammet finns alla de frågor som Borgå stad anser vara av avgörande betydelse för vår framtida framgång vid tidpunkten för beslutsfattandet.

Detta dokument jämte bilagor är en tväradministrativ måluppställning med vars hjälp man säkerställer kulturen och kompetenserna i fråga om digitaliseringen i staden i framtiden. Digiprogrammet visar riktningen och målet för stadens digitalisering. 

Digiprogrammet har beretts som en del av Kommunförbundets och FCG:s gemensamma digitala nätverk. Stadens digiledningsgrupp har fungerat som styrgrupp för arbetet och det inledande mötet hölls den 15 juni 2023. 

I september 2023 ordnades utbildningar om digitalisering i kommunerna för både personalen och stadsstyrelsen.

Bedömningen av nuläget gjordes med hjälp av en enkät som riktades till personalen.  Enkäten besvarades av 166 personer i september 2023. Utifrån resultaten beslutade stadens ledningsgrupp i oktober var stadens prioriteringar borde ligga. Innehållet har påverkats förutom av enkäten som riktades till hela personalen också av en enkät som riktades till kommuninvånarna våren 2023 samt av förslagen i den deltagande budgeteringen som genomfördes för första gången hösten 2023. Vid seminariet om artificiell intelligens som hölls för den utvidgade ledningsgruppen behandlades också innehållet i digiprogrammet. Stadens centrala ledningsgrupper och arbetsgrupper arbetade med innehållet under en omfattande workshop i november 2023. I workshopen deltog medlemmar från stadens dataskydds-, datasäkerhets-, platsinformations-, informationsstyrnings- och arkitekturgrupp.

Digiprogrammet är en del av stadens programportfölj och innehåller förvaltningsövergripande och huvudsakligen lagstadgade program, såsom klimat- och miljöprogrammet, personalprogrammet och välfärdsplanen. Borgå stads digiprogram är stadens egen plan, som baserar sig på EU:s, statens och kommunernas gemensamma digiplaner.

Digiprogrammet 2024–2026 är en fortsättning på det föregående digiprogrammet, som innehöll 52 åtgärder och baserade sig på den föregående stadsstrategin. Digiprogrammet 2024–2026 innehåller delvis samma element som sin föregångare, men ett eget nytt tema är att stödja klimatmålen med hjälp av digitalisering. En del av de åtgärder som inte slutfördes under den föregående digiprogramperioden främjas som en del av det här digiprogrammet.

Digiprogrammets tre teman är att:

1.      Betjäna våra kunder i omfattande utsträckning med hjälp av människonära elektroniska tjänster
2.      utnyttja digitaliseringen för att åstadkomma dagliga miljögärningar
3.      automatisera verksamheten och göra den mer lättrörlig för att åstadkomma mer nyttig tidsanvändning.

Stadsstyrelsen godkänner digiprogrammet och dess bilagor. Den vägkarta som finns som bilaga till digiprogrammet ska följas upp och uppdateras årligen av stadsstyrelsen, eftersom det är viktigt att föra en kontinuerlig dialog om organisationens riktning. Nästa digitala vägkarta godkänns på hösten 2024, eftersom stadsfullmäktige godkänner de anslag som behövs för genomförandet av vägkartan i samband med budgeten.

Bilaga

Digiprogrammet 2024–2026.

tf. Stadsdirektör 

Stadsstyrelsen godkänner digiprogrammet och dess bilagor.

Beslut

Stadsstyrelsen beslutade enhälligt godkänna digiprogrammet och dess bilagor. Programmet är en fortsättning på det föregående digiprogrammet, som baserade sig på den föregående stadsstrategin. Digiprogrammet 2024–2026 innehåller delvis samma element som sin föregångare, men ett eget nytt tema är att stödja klimatmålen med hjälp av digitalisering.

Digiprogrammets tre teman är att:

Betjäna våra kunder i omfattande utsträckning med hjälp av människonära elektroniska tjänster
utnyttja digitaliseringen för att åstadkomma dagliga miljögärningar
automatisera verksamheten och göra den mer lättrörlig för att åstadkomma mer nyttig tidsanvändning.
Den vägkarta som finns som bilaga till digiprogrammet ska följas upp och uppdateras årligen av stadsstyrelsen.

Stadsstyrelsen 13.01.2025 § 5  

118/07.01.02/2024  

Borgå stads digiprogram 2024-2026 baserar sig på stadsstrategin och på EU:s, statens och kommunernas gemensamma digitala planer. Programmets tre huvudteman är 1) att betjäna kunderna heltäckande med hjälp av människonära elektroniska tjänster, 2) att utnyttja digitaliseringen för att genomföra dagliga klimatinsatser samt 3) göra verksamheten smidigare och automatisera den för nyttigare tidsanvändning. Dessutom har man identifierat de kompetensområden som behövs för att genomföra programmet.

Stadsstyrelsen godkände digiprogrammet inklusive bilagor 22.1.2024. Då beslutades det också att digiprogrammet och den bifogade årliga vägkartan följs upp och färdplanen uppdateras varje år på hösten i stadsstyrelsen, eftersom stadsfullmäktige godkänner de anslag som behövs för genomförandet av färdplanen i samband med budgeten.

Framåtskridandet av digiprogrammet följs upp med hjälp av nio indikatorhelheter. År 2024 har indikatorernas uppföljning och rapportering av inletts och målvärdena har definierats.

Färdplanen för 2024 innehåller 26 åtgärder, av vilka 17 pågår, fem är färdiga, fyra har ännu inte inletts. Åtta åtgärder främjar stadens förmåga att dra nytta av digitaliseringen och lika många åtgärder främjar teman – människonära elektroniska tjänster samt att göra verksamheten smidigare och automatiserad. 

Färdplanen för digitalisering för 2025 innehåller 26 nya åtgärder, varav nio är lagstadgade. Åtgärderna främjar jämnt olika teman och förmågor. 

Bilagor

Digiprogrammet

Färdplanen

uppföljning av Digiprogrammet och Digitala färdplanen 2024 samt Digitala färdplanen 2025

Digitala färdplanen 2025

Stadsdirektören

Stadsstyrelsen antecknar för kännedom uppföljningen av digiprogrammet och färdplanen 2/2024-10/2024 och godkänner färdplanen för digitalisering för år 2025.

Beslut