Livskraftsnämnden
Esityslista 22.04.2024/Asianro 4

Livskraftsnämnden 22.04.2024     

942/00.01.00.03/2024  

Beredning och tilläggsuppgifter:

Bitädande stadsdirektör Pekka Söyrilä, fritidsdirektör Minna Särelä, chef för turismutveckling Sari Myllynen, fornamn.efternamn@borga.fi

Tilläggsuppgifter ger också: Porvoo Event Factory Oy Ab:s verkställande direktör, Anders Lindholm-Ahlefelt, etunimi@taidetehdas.fi

Bakgrund

Konstfabriken i Borgå är ett mångsidigt evenemangscentrum som erbjuder breda tjänster för många olika målgrupper. I sin nuvarande form färdigställdes Konstfabriken våren 2012, då man också kom överens och beslutade om vissa gränsdragningar i serviceproduktionen. Konstfabrikens fastighet ägs av den finländska kulturens stödjare Finska Kulturfonden, Alfred Kordelins stiftelse och stiftelsen Emil Aaltosen säätiö. En stor del av fastigheten har hyrts ut till staden med ett 20-årigt hyresavtal som gäller till 31.12.2032

År 2011 grundade Borgå stad Porvoo Event Factory Oy Ab (nedan EF) för att betjäna Konstfabrikens företagskunder. Aktiebolaget svarar för försäljningen av Konstfabrikens evenemangslokaler och ordnandet av den operativa verksamheten. Stadens dotterbolag betjänar kunder inom mötes-, seminarie-, kongress- och evenemangsproduktion samt utvecklar och producerar tjänster och produkter i samband med detta tillsammans med sina samarbetspartner. Borgå stads turism- och evenemangstjänster svarar för närvarande för Konstfabrikens marknadsföring som helhet, men det bör noteras att EF och kulturtjänsterna till vissa delar svarar för den evenemangsspecifika marknadsföringen. Under våren 2024 har man förtydligat arbetsfördelningen i fråga om marknadsföringen.   Borgå stads kulturtjänster svarar för Konstfabrikens offentliga kulturtjänster för alla åldrar, Borgå Konsthall, konstnärsresidenset samt workshopverksamheten för barn och unga. Borgå Konsthall finns i Konstfabriken och är en utställningslokal som fokuserar på nutidskonst. I lokalen visas också verk från Borgå stads konstsamling/Jänttis konstsamling. Utställningslokalen består av en huvudutställning och två mindre utställningslokaler, Fikka och Hörnan (den förstnämnda har man beslutat att avstå från under 2024, eftersom två mindre lokaler delvis ger en splittrad bild av Konsthallens verksamhet). I Konsthallen finns också Borgå Konstnärsgilles artotek samt Konsthallens butik. Borgånejdens musikinstitut har också egen serviceproduktion i Konstfabriken, bl.a. konsert- och musiklekverksamhet.  Stadens ovannämnda enheter är från 1.1.2023 en del av stadens sektor för Livskraft. Kulturtjänsternas och musikinstitutets uppgift är att trygga och säkerställa Konstfabrikens mångsidiga programutbud för alla åldersgrupper.

På Konstfabriken finns också Stiftelsen för Konstfabriken i Borgå, Konstfabrikens dansskola, BioRex samt två restauranger, Fabriken och Bistro Sinne. På Konstfabrikens handelsgränd bedriver olika affärer mångsidig kommersiell verksamhet. Samarbetet mellan affärerna främjas av Västra åstrandens företagarförening, där även EF är medlem. 

Hösten 2023 gick företagets första verkställande direktör Susanne Dahlqvist i pension, vilket gav en utmärkt möjlighet att begrunda Konstfabrikens strukturer och verksamhet på ett allmänt plan. Tillfället att begrunda framtida alternativ är i det avseendet lägligt att ungefär hälften av stadens och EF:s hyresperiod kvarstår.  I den fastställda budgeten för 2024 (SF 15.11.2023) har det antecknats att livskraftssektorns insatsområden kommer att vara bl.a. en analys av Event Factorys, Konstfabrikens, Näse gårds och kultur- och museitjänsternas verksamheter, en genomgång av verksamma enheter för att man bl.a. ska kunna utreda hur stadens konstverk kunde placeras bättre så att de får synlighet. Hösten 2023 anställde EF således i samförstånd med staden en tidsbunden verkställande direktör (fritidschefen Anders Lindholm-Ahlefelt) med syfte att bilda en uppfattning om dotterbolagets situation, och samtidigt gavs verkställande direktören i uppdrag att utreda alternativa framtida finansierings- och förvaltningsmodeller i ljuset av den nuvarande verksamheten. Det har tidigare utarbetats två olika rapporter om Konstfabrikens verksamhet samt utvecklingen av finansierings- och förvaltningsmodellerna (Valor/NAG partners 2013 samt Leppäkoski 2016). Utgående från utvecklingsförslagen i dessa rapporter har man vidtagit några enskilda åtgärder i fråga om Konstfabrikens verksamhet.

Det ligger också i tiden att utreda verksamheten och begrunda framtida alternativ, eftersom det inom kultur- och evenemangscentrumsbranschen på riksnivå har uppstått ett särskilt behov av att granska den marknadsbaserade evenemangsaffärsverksamhetens (bl.a. stadens dotterbolags) relation till städernas och kommunernas finansieringsflöden i ljuset av den gällande lagstiftningen. Med andra ord: städerna bör enligt lagen undvika att ge förbjudet statsstöd till sina dotterbolag som fungerar på marknadsvillkor, för att det inte ska uppstå en förvrängning av den fria konkurrensen. Under de senaste åren har samma ärende begrundats i Helsingfors och Åbo samt alldeles nyligen i bl.a. Tammerfors, Lahtis och Kotka.

Därmed har man utarbetat en separat utredning om Konstfabrikens verksamhet (bilaga), vars syfte är att analysera Konstfabrikens karaktär, verksamhetsprinciper, vision och de olika aktörernas kontaktytor samt inbördes förhållanden. Utredningen har gjorts under perioden 1.9.2023-28.3.2024. Uppgifterna i utredningen har samlats in av Konstfabrikens aktörer, EF:s anställda samt av stadens olika enheter. På basis av utredningen fattar Borgå stad och EF separata beslut i fråga om verksamhetens olika delområden enligt förfarandet som anges i stadens förvaltningsstadga, i sina beslutsfattande organ. Eventuella framtida kostnadseffekter och investeringsbeslut beslutas separat som en del av budgetberedningen.

Åtgärdsförslag

Nedan har man för Konstfabriken presenterat sådana beaktansvärda alternativa verksamhetsmodeller som man kunde eftersträva så att Konstfabriken även framöver kan betjäna Borgåborna med framgång. Alternativen grundar sig på tre avvikande alternativ. Centrala aspekter är de olika lokalernas hyresförhållanden i relation till staden, lokalernas hierarkiska prioritet samt styrningen av penningflödet. Avsikten har varit att identifiera de huvudsakliga verksamhetsmodellerna som skiljer sig från varandra och som genom sina respektive fördelar och nackdelar påverkar Konstfabrikens framgång och lönsamhet. Alla tre modeller har fördelar och nackdelar, men det är ett faktum att det inte nödvändigtvis är möjligt att hitta en perfekt modell i en fastighet med egna verksamhetsmässiga svagheter på grund av strukturerna och historien. 

1. Den kommunala modellen: Konstfabriken är ett kulturcentrum vars primära funktion är att erbjuda Borgåborna konst och kultur.

Konstfabrikens huvudaktör är Borgå stad och Konstfabriken leds av en resultatenhetschef under fritidstjänsterna (eller tjänsterna för livskraft). Konstfabriken är en del av stadens budgetstruktur och all tidigare personal vid EF har övergått till den nya enhet som grundas. Alla lokaler förvaltas av kulturcentret (genom intern hyra) och stadens lokaltjänster svarar för samarbetet med fastighetens ägare. 

För att säkerställa kulturinnehållet har Konstfabriken en eller flera kulturproducenter, vars uppgift är att producera och samordna kulturupplevelserna i huset. Det är inte nödvändigt att kulturtjänsterna närvarar i huset efter att den nya enheten grundas, men samarbetet med kulturtjänsterna är även i framtiden mycket viktigt beroende på vilken aktör som i framtiden driver Konsthallen eller den allmänna utställningsverksamheten. För den enhet som grundas anvisas verksamhetsanslag som en del av stadens budgetberedning.

I denna modell är det också motiverat att besluta mellan dessa alternativ: 

a. Konsthallen fortsätter sin verksamhet som en del av kulturtjänsterna eller som en del av Konstfabriken,

b. Konsthallens verksamhet placerar sig och bestäms enligt behovet av och tillgången till lediga lokaler.   

Lokalerna säljs inte aktivt till kongress- och konferenskunder, dvs. man borde avstå från den egentliga säljpersonalen, men lokalerna kan nog fortfarande bokas för sådana ändamål. Enheten borde i detta fall ha en samordnare för lokalreservationer, så att olika aktörer kan boka lokalerna. Den långvariga uthyrningen av lokalerna skulle övergå till stadens lokaltjänster, eftersom det inte nödvändigtvis är motiverat att hålla detta separat från stadens övriga funktionssätt. Produktionen av restaurangtjänster i Konstfabriken samt restaurangens ensamrätt vid evenemang bör i detta fall eventuellt omförhandlas för att motsvara stadens lokalförvaltningsarrangemang. BioRex förhållande till kulturcentret bör också omprövas.

I denna modell grundar sig enhetens intäkter på konsert- och evenemangstjänsternas intäkter samt på intäkter från eventuella inträdesbiljetter. Företagsförsäljningen uteblir helt och hållet, vilket minskar intäkterna avsevärt, men å andra sidan behövs ingen försäljningsorganisation i denna modell. En övergång till modellen förutsätter samarbetsförhandlingar samt överlåtelse av rörelse och kräver särskild granskning i fråga om överföringen av medel och inventarier samt avtal. Eftersom Konstfabrikens ljudteknik och underhållet av den är en upphandlad tjänst kräver modellen en del investeringar eller omorganisering.

2. Aktiebolagsmodellen: Konstfabriken är ett evenemangshus, vars primära funktion är att betjäna olika företags kongress- och konferensbehov samt att ordna kommersiellt lönsamma evenemang och i andra hand att erbjuda Borgåborna konst och kultur.

Konstfabrikens lokaler som hyrs av staden överförs till EF och omfattar följande lokaler: Avanti- och Fabrikssalen, foajéerna och entréhallen, möteslokalerna, biograf- och restauranglokalerna, affärslokalerna samt salarnas produktionsmässiga bakutrymmen och Konsthallen (konstnärslokalerna och kontorslokalerna bestäms separat). Detta innebär en avsevärd ökning av EF:s lokalkostnader, samt en viss återuthyrning till staden.

Omorganiseringen av Konstfabrikens evenemangsproduktion stöder modellen. EF svarar för den kommersiella evenemangsproduktionen och övriga aktörer hyr lokaler för evenemangsproduktion i Konstfabriken till stadens koncernpris, på samma sätt som andra kunder. 

Vid behov hyr kulturtjänsterna också ut lokaler för konstutställningar, beroende på hur länge respektive lokal behövs. Ett alternativ är att flytta utställnings- och evenemangsverksamheten till någon annan plats i staden. Ett tillräckligt anslag för lokalhyror reserveras i kulturtjänsternas budget. Konstutställningsverksamhetens hierarkiska rätt till lokalen bestäms enligt tillgång och budgetmedel. 

I denna modell är det också motiverat att besluta mellan dessa alternativ: 

a. Man kan hyra ut eller låta bli att hyra ut konstnärs- och kontorslokaler till vem som helst till marknadspris. Ändringen garanterar dock inte en lika bra användningsgrad som i nuläget, men möjliggör omorganisering eller ändring av lokalerna. 

b. Konstnärs- och kontorslokalerna flyttas inte till EF, utan staden behåller dem.

3. Hybridmodellen: Konstfabriken är ett levande, mångsidigt evenemangs-, kongress- och konferenscentrum, där konsten och kulturen är ständigt närvarande.

Konstfabriken fortsätter sin verksamhet till vissa delar på samma sätt som tidigare, men med vissa preciseringar och förtydliganden. Den gemensamma visionen och strategin som betjänar Konstfabrikens helhet bestäms i samarbete mellan de aktörer som verkar i Konstfabriken. Visionen ger ett tydligt uttryck för vad Konstfabriken är och vilket mål som eftersträvas av alla aktörer som verkar innanför dess väggar. Denna vision bör också beakta visionen i stadsstrategin.

Hybridmodellens funktion och förverkligandet av visionen säkerställs av Konstfabrikens ledningsgrupp. Ledningsgruppen består av Konstfabrikens huvudsakliga aktörer, liksom för närvarande (kulturtjänsterna, EF, turism- och evenemangstjänsterna samt BNMI), som rapporterar om husets ärenden och verksamhet till sina egna ansvariga parter (EF till företagets styrelse, stadens aktörer till beslutsorganet enligt stadens förvaltningsstadga).

Den hierarkiska huvudaktören för Konstfabrikens salar är fortfarande EF, som säljer lokalerna för kongresser och konferenser och producerar kommersiellt lönsamma evenemang själv, eller lägger ut dem till någon tredje part (liksom i nuläget). Stadens kulturtjänster svarar för den kulturbaserade verksamheten och tredje sektorns behov, men alltid i samförstånd med EF. Målet är att skapa en helhet som betjänar Borgåborna i första hand, men även andra intressegrupper.

Turism- och evenemangstjänsterna är EF:s samarbetspartner i marknadsförings- och kommunikationsfrågor samt i produktionen av evenemang som omfattar hela staden till den del de ordnas på Konstfabriken, men EF svarar själv för marknadsföringen av de tjänster eller produkter som har ett kommersiellt syfte.

Aktörerna i huset har ett genuint samarbete med tanke på konst och kultur och bl.a. blir konstnärerna och konsten som finns i huset allt mer en del av helheten. Konstfabriken utvecklas till att innefatta ett brett utbud av varierande visuell konst och målet är att skapa en kuraterad helhet som även väcker intresse med tanke på turismen.

I denna modell är det också motiverat att besluta mellan dessa alternativ: 

a. Alla lokaler i Konstfabriken fortsätter som öronmärkta för det nuvarande syftet, dvs. Konsthallen är i övre våningen och är underställd kulturtjänsterna och Avanti- och Fabrikssalen säljs för kongresser, konferenser och evenemang av EF. Ingång till Konsthallen sker huvudsakligen via handelsgränden och då omformas ingången för att motsvara det behovet (effektivare än för närvarande). EF har fortfarande rätt att boka foajén för privattillställningar, varvid passagen begränsas och kunderna hänvisas till att använda alternativa rutter.

b. Vissa lokaler i Konstfabriken byter plats, varvid Fabrikssalen blir Konsthallen och nuvarande Konsthallen används för seminarier och möten.

c. Konsthallen stannar i övre våningen, men utvidgas. Man avstår från konstnärslokalerna antingen helt eller delvis och för de nuvarande hyresgästerna anvisar man eller låter man bli att anvisa alternativa lokaler.

d. Konstfabrikens infotjänst utvecklas och Konsthallens butik och eventuellt även artoteket placeras i nedre våningen. Infodisken i den gamla entrehallen rivs och den nuvarande garderoben i nedre våningen fungerar som husets allmänna infodisk och Konsthallens/Konstfabrikens butik. En ny garderob byggs på infodiskens plats för att betjäna kvällsbesökare.

e. Konstfabrikens foajé öppnas för aktivare bruk för kulturverksamhet med låg tröskel och den bidrar till bilden av Konstfabriken som ett levande evenemangshus. Foajéns kulturinnehåll ordnas av EF i samarbete med husets aktörer.

Allmänt kan det konstateras att man i denna modell även kan utvidga EF:s säljorganisations lokalportfölj, dvs. EF kunde fungera på stadsnivå som säljorganisation för olika evenemangslokaler. Exempelvis kunde Näse gårds eller Kokon idrottscentrums behov av evenemangsproduktion vara en del av EF:s säljorganisations uppdrag, om man vill vidareutveckla klustret av evenemangslokaler på stadsnivå. Det bör konstateras att avsikten inte är att förvalta ovannämnda lokaler ständigt, utan att sälja lokaler till olika aktörer för varierande ändamål.

Event Factory Oy Ab borde lösgöra sig från Västra åstrandens företagarförening på den grunden att det är stadens dotterbolag och därmed passar dåligt in i föreningsverksamhet som kretsar kring företagande.

Bilaga: Konstfabriken i Borgå, funktionell utredning

Förslag till fortsatta åtgärder:

-Konstfabrikens framtidsvision presenteras i livskraftsnämnden före utgången av året.

-Konstfabrikens lokaler fortsätter som öronmärkta för det nuvarande syftet med följande preciseringar: Ingång till Konsthallen sker huvudsakligen via handelsgränden och ingången omformas för att motsvara det behovet (effektivare än för närvarande). EF har fortfarande rätt att boka foajén för privattillställningar, varvid passagen begränsas och kunderna hänvisas till att använda alternativa rutter. Korsvis användning av lokalerna utreds ytterligare i syfte att maximera användningsgraden. Vissa preciseringar i fråga om lokalernas hyresförhållanden görs i samband med budgeten för 2025 (bl.a. Turism- och evenemangstjänsternas hyresförhållande till EF avvecklas och lokalerna överförs till ett internt hyresförhållande till stadens lokaltjänster).

-Konsthallens verksamhet bör betraktas på nytt i ljuset av helheten så att den betjänar även turismen. Det är motiverat att utvidga Konsthallen till den övre foajén, möteslokalerna eller delvis till området för konstnärernas arbetsrum och man borde göra en separat kostnadskalkyl över ändringsarbetena samt utarbeta en vision för Konsthallens framtida profil med en internationellt konkurrenskraftig helhet som mål. För Konsthallen möjliggörs även användning av de andra salarna för utställningsverksamhet under en tillräckligt lång tid under året, vilket möjliggör pilotförsök med konstmuseiverksamhet och presentation av Borgå stads konstskatter. Konsthallens preciserade profil och planen för att använda de andra lokalerna för pilotförsök med konstmuseiverksamhet förs till nämnden för livskraft för godkännande före utgången av året.  

-Event Factory Oy Ab lösgör sig från Västra åstrandens företagarförening på den grunden att det är stadens dotterbolag och därmed passar dåligt in i föreningsverksamhet som kretsar kring företagande.

stf. Biträdande stadsdirektören

Livkraftsnämnden beslutar välja alternativ 3 Hybridmodellen som verksamhetsmodell för framtiden. Livskraftsnämnden beslutar därtill att de fortsatta åtgärdena genomförs enligt förslaget.