Revisionsnämnden
Pöytäkirja 24.01.2023/Pykälä 6

Revisionsnämnden 24.01.2023 § 6  

101/00.03.00/2023  

Beredning och tilläggsuppgifter:

controller Sari Klenberg, sari.klenberg@porvoo.fi

anskaffsningschef Tarja Juvonen, tarja.juvonen@porvoo.fi

Enligt kommunallagen bereder revisionsnämnden de ärenden som gäller granskningen av förvaltningen och ekonomin och som fullmäktige ska fatta beslut om. Fullmäktige beslutar om valet av revisor. I enlighet med den upphandlingsannons som revisionsnämnden godkänt 25.10.2022 har Borgå stad begärt anbud på granskning av förvaltningen och ekonomin enligt 122 § i kommunallagen för de år som motsvarar mandattiden 2023-2028 samt sekreteraruppgifter för revisionsnämnden och granskning av dottersamfunden som hör till kommunkoncernen.

Kommunens lagstadgade revision omfattar minst 75 årsverken (revisionsdagar) per år (7,5 timmar/dag). Utöver revisionsberättelsen förutsätts det att revisorn årligen lämnar minst fyra (4) skriftliga mellanrapporter till revisionsnämnden och presenterar dem muntligen vid nämndens möte. Till revisionsnämndens sekreteraruppgifter hör beredning av nämndens möten, förande av protokoll vid möten samt beredning och renskrivning av utvärderingsberättelsen. Revisionsnämnden har uppskattningsvis 10 möten per år.

Den nationella upphandlingsannonsen enligt det öppna förfarandet publicerades i HILMA och på stadens webbplats 27.10.2022. Avtalsperioden är 1.6.2023-31.5.2026 och i avtalet ingår dessutom en optionsperiod för tiden 1.6.2026-31.5.2028. Om användning av option fattas ett separat beslut senast 31.1.2025. Tidsfristen för mottagande av anbud löpte ut 30.11.2022 kl. 12:00.

Urvalskriteriet var det totalekonomiskt mest fördelaktiga anbudet enligt de pris- och kvalitetskriterier som ställdes. 

Pris max. 70 poäng som fördelas enligt följande:

- Det totala priset för revisionen för de år som motsvarar räkenskapsperioderna i upphandlingsannonsen för ett (1) år, inklusive fyra skriftliga rapporter om den lagstadgade revisionen till revisionsnämnden med muntliga framställningar samt resekostnader och andra kostnader, 45 poäng

- Revisionsnämndens sekreteraruppgifter, inklusive resekostnader och andra kostnader, 10 poäng

- Det sammanlagda priset för granskning av dotterbolagen, inklusive resekostnader och andra kostnader, 10 poäng

Det lägsta anbudspriset får maximala poäng och de övriga mindre i förhållande till priserna (det lägsta priset/anbud * maximala poäng)

Kvalitet max. 30 poäng som fördelas enligt följande:

- Den namngivna huvudansvariga revisorns erfarenhet av kommunal revision under de senaste fem (5) åren, 15 poäng

- Den namngivna huvudansvariga revisorns erfarenhet av kommuner med över 40 000 invånare, 5 poäng

- Andra namngivna revisorers erfarenhet av kommunal revision under de senaste tre (3) åren, 10 poäng

Det anbud som värderas högst får maximala poäng och de övriga får mindre i förhållande till kvalitet (anbud/högsta * maximala poäng)

De anbud som lämnats in inom utsatt tid granskas och bedöms i tre skeden.

1.Bedömning av anbudsgivarens lämplighet

2. Bedömning av anbudets överensstämmelse med anbudsförfrågan

3. Jämförelse av anbuden enligt jämförelsekriterier

I det första skedet utreds anbudsgivarnas juridiska, ekonomiska, tekniska och funktionella förutsättningar och förmåga att leverera upphandlingen enligt de krav som ställts i anbudsförfrågan. Anbudsgivare som berörs av en grund för uteslutning enligt 80 § eller 81 § i upphandlingslagen utesluts från anbudstävlingen.

I det andra skedet bedöms om kraven i anbudsförfrågan har uppfyllts i fråga om anbuden som uppfyllde kraven i första skedet. Man utesluter från jämförelsen ett anbud om det inte uppfyller formkraven på anbud, anbudet ger inte svar på alla de punkter som krävdes i anbudsförfrågan, den tillhandahållna tjänsten uppfyller inte de krav som ställs på den i denna anbudsförfrågan och enligt den lagstiftning som gäller tjänsten eller anbudsgivaren har i sitt anbud ställt egna villkor som står i konflikt med anbudsförfrågan.

I det tredje skedet ska de anbud som uppfyllt kraven på anbudsgivaren och anbudets form jämföras enligt urvalskriterierna i anbudsförfrågan.

Inom utsatt tid 30.11.2022 kl. 12:00 lämnades det två anbud BDO Audiator Oy (0904285-6) samt KPMG Oy Ab (FI18054859). Båda anbuden uppfyllde lämplighetskraven på anbudsgivaren, anbudet och tjänsterna.

Pris- och kvalitetspoängen för anbudsgivarna finns i jämförelsetabellen i bilagan (ej offentlig).

mukaisesti

Bilagor

öppningsprotokoll 30.11.2022

jämförelsetabell (ej offentig)

Ordförande
Revisionsnämnden beslutar föreslå stadsfullmäktige att KPMG Oy Ab som fick det högsta poängantalet i jämförelsen (83,97152) väljs till revisor enligt 122 § i kommunallagen för granskning av stadens förvaltning och ekonomi för de år som motsvarar mandattiden 2023-2028.

Avtalet ingås inte genom detta beslut utan beställaren ingår ett skriftligt upphandlingsavtal med den valda anbudsgivaren enligt anbudsförfrågan. Beslut om en optionsperiod som ingår i avtalet fattas separat.