Tarkastuslautakunta
Pöytäkirja 24.01.2023/Pykälä 6

Tarkastuslautakunta 24.01.2023 § 6  

101/00.03.00/2023  

Valmistelu- ja lisätiedot

controller Sari Klenberg, sari.klenberg@porvoo.fi

hankintapäällikkö Tarja Juvonen, tarja.juvonen@porvoo.fi

Kuntalain mukaisesti tarkastuslautakunta valmistelee valtuuston päätettäväksi Kuntalain mukaisesti tarkastuslautakunta valmistelee valtuuston päätettäväksi tulevat hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat. Tilintarkastajien valitsemisesta päättää kaupunginvaltuusto. Porvoon kaupunki on pyytänyt tarkastuslautakunnan 25.10.2022 hyväksymän hankintailmoituksen mukaisesti tarjouksia kuntalain 122 §:n mukaisesta hallinnon ja talouden tarkastuksesta toimikautta 2023-2028 vastaavilta vuosilta, sekä tarkastuslautakunnan sihteerinä toimimisesta ja kuntakonserniin kuuluvien tytäryhteisöiden tilintarkastuksesta.

Kunnan lakisääteinen tilintarkastus on laajuudeltaan vähintään 75 henkilötyöpäivää (tarkastuspäivää) vuodessa (7,5 h/pv). Tilintarkastuskertomuksen lisäksi tilintarkastajan edellytetään antavan tarkastuslautakunnalle vuosittain vähintään neljä (4) kirjallista väliraporttia ja esittelevän ne suullisesti lautakunnan kokouksessa. Tarkastuslautakunnan sihteeritehtäviin kuuluu lautakunnan kokousten valmistelu, pöytäkirjan pitäminen kokouksissa ja arviointikertomuksen valmistelu ja puhtaaksikirjoittaminen. Tarkastuslautakunnalla on arviolta 10 kokousta vuodessa.

Avoimen menettelyn mukainen kansallinen hankintailmoitus julkaistiin HILMAssa sekä kaupungin sivuilla 27.10.2022. Sopimuskausi on 1.6.2023 - 31.5.2026 ja sopimukseen sisältyy lisäksi optiokausi ajalle 1.6.2026 - 31.5.2028. Option käytöstä tehdään erillinen päätös viimeistään 31.1.2025. Tarjousten vastaanottamisen määräaika päättyi 30.11.2022 klo 12:00.

Tarjousten valintaperusteena oli kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous asetettujen hinta- ja laatukriteerien mukaisesti. ´

Hinta max. 70 pistettä, jakautuen seuraavasti:

Hankintailmoituksen tilikausia vastaavien vuosien tarkastuksen kokonaishinta yhdelle (1) vuodelle sisältäen lakisääteisen tarkastuksen neljä kirjallista raporttia yhdelle (1) vuodelle sisältäen lakisääteisen tarkastuksen neljä kirjallista raporttia tarkastuslautakunnalle suullisine esityksineen ja matka- ja muut kustannukset, 45 pistettä.

Tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävät sisältäen matka- ja muut kustannukset, 10 pistettä.

Tytäryhtiöiden tarkastus yhteensä, sisältäen matka- ja muut kustannukset, 10 pistettä.

Halvin tarjottu hinta saa max. pisteet ja muut hintojen suhteessa vähemmän (halvin/tarjottu * max. pisteet)

Laatu max. 30 pistettä, jakautuen seuraavasti:

- Nimetyn päävastuullisen tilintarkastajan kokemus kuntien tarkastuksesta viimeisten viiden (5) vuoden ajalta, 15 pistettä

- Nimetyn päävastuullisen tilintarkastajan kokemus yli 40 000 asukkaan kunnissa, 5 pistettä

- Muiden nimettyjen tilintarkastajien kokemus kuntien tarkastuksesta keskimäärin viimeisten kolmen (3) vuoden ajalta, 10 pistettä

Suurin tarjottu arvo saa max. pisteet ja muut laadun suhteessa vähemmän (tarjottu/suurin * max. pisteet)

Määräajassa saapuneet tarjoukset tarkistetaan ja arvioidaan kolmessa vaiheessa.

1.Tarjoajan soveltuvuuden arviointi

2.Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi

3. Tarjousten vertailu ilmoitettujen vertailuperusteiden mukaisesti

Ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien lakisääteiset, taloudelliset, tekniset ja toiminnalliset edellytykset ja kyky suoriutua hankinnan toimittamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Tarjouskilpailusta suljetaan pois tarjoaja, jota koskee hankintalain 80 §:n tai 81 §:n mukainen poissulkemisperuste.

Toisessa vaiheessa arvioidaan tarjouspyynnön vaatimusten täyttyminen niiden tarjousten osalta, jotka täyttivät ensimmäisen vaiheen vaatimukset. Vertailusta suljetaan pois tarjous, jos se ei täytä tarjouksen muodolle asetettuja vaatimuksia, siinä ei ole vastattu kaikkiin tarjouspyynnössä esitettyihin kysymyksiin, tarjottu palvelu ei täytä sille tässä tarjouspyynnössä ja palvelua koskevassa lainsäädännössä asetettuja vaatimuksia tai tarjoaja on esittänyt tarjouksessaan omia ehtoja, jotka ovat ristiriidassa tarjouspyynnön kanssa.

Kolmannessa vaiheessa tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajalle ja tarjouksen muodolle asetetut vaatimukset vertaillaan tarjouspyynnössä ilmoitettujen valintaperusteiden mukaisesti.

Määräaikaan 30.11.2022 klo 12:00 mennessä saapui kaksi tarjousta BDO Audiator Oy (0904285-6) sekä KPMG Oy Ab (FI18054859). Molemmat saapuneet tarjoukset täyttivät tarjoajalle, tarjoukselle ja palvelulle asetetut soveltuvuusvaatimukset. Tarjoajien hinta- ja laatupisteet löytyvät vertailutaulukosta, joka löytyy liitteenä (ei julkinen).

Liitteet

Avauspöytäkirja 30.11.2022

Vertailutaulukko (ei julkinen)

Puheenjohtaja

Tarkastuslautakunta päättää esittää kaupunginvaltuustolle, että eniten vertailupisteitä 83,97152 saanut KPMG Oy Ab (FI18054859) valitaan kuntalain 122 §:n mukaiseksi tilintarkastajaksi kaupungin hallinnon ja talouden tarkastusta varten toimikautta 2023-2028 vastaaviksi vuosiksi.

Sopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan tilaaja solmii kirjallisen hankintasopimuksen valitun tarjoajan kanssa tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti. Päätös sopimukseen sisältyvän optiokauden käytöstä tehdään erikseen.