Stadsstyrelsen
Esityslista 17.08.2026/Asianro 3

Stadsstyrelsen 17.08.2026     

1457/01.00.00/2026  

Beredning och tilläggsuppgifter

personaldirektör Anu Kalliosaari, förnamn.efternamn@porvoo.fi

Personalkostnaderna påverkas mest av antalet anställda, och därför ska rekryteringar göras med stor eftertanke. När tjänster blir lediga, antingen på grund av pensionering eller av någon annan anledning, undersöks först möjligheten att omfördela arbetsuppgifterna inom organisationen. Detta innebär att man förutser servicebehovet och pensioneringarna samt beredskap och kompetens för organisering av uppgifter, omfördelning av uppgifter och arbetsskiftsplanering inom arbetsenheten, serviceområdet, sektorn och även mellan olika sektorer. När antalet rekryterade minskar lämnas vissa uppgifter ogjorda. En optimal användning av informationssystem och andra verktyg effektiverar serviceprocesserna och användningen av arbetstiden.

Nya tjänster inrättas endast då lagstiftningen ändras eller när en ny tjänst behövs på grund av en omorganisation av arbetsuppgifterna och besparingar i personalkostnaderna uppnås tack vare dessa. På samma sätt ges tillstånd att anställa personal till nya tjänster endast när lagstiftningen så kräver eller när ett nytt arbetsavtalsförhållande behövs på grund av en omorganisation av arbetsuppgifterna.  I samband med stabiliseringsprogrammet utarbetas personalplanen som en personalram, vilket innebär satsningar på strategisk personalledning och utnyttjande av de tjänster som blir lediga.

När en uppgift tillsätts bör man uppskatta framtida kompetensbehov och förutsätta det kärnkunnande som behövs för genomförandet av strategin.

När rekryteringsbehovet har konstaterats ska man kontrollera om uppgiftsbeskrivningen och yrkesbenämningen är aktuella. Sektorernas direktörer fattar beslut om ändringen av benämningen i enlighet med delegationens utlåtande. Uppgiften ska också finnas i personalramen och personalplanen, som godkänns årligen. När man granskar uppgiftsbeskrivningen och överväger en ändring av benämningen måste man beakta om innehållet avviker med mer än 50 procent från det tidigare, är det i regel fråga om en helt ny tjänst, vilket förutsätter att tjänsten finns med i personalplanen eller att tillstånd ges för att tillsätta en tjänst som inte ingår i personalplanen. När en ny tjänst inrättas för att ersätta en tidigare, tas den tidigare tjänsten bort från personalramen.

Stadsstyrelsen inrättar nya tjänster och avskaffar onödiga tjänster, med undantag för de tjänster som stadsfullmäktige inrättar i samband med budgeten.

Uppdaterade anvisningar för tillsättningstillstånd

Nya anställda eller tjänsteinnehavare kan endast rekryteras till de tjänster och anställningar som fastställts i personalplanen och personalramen. När en tjänst eller ett arbetsavtalsförhållande ingår i personalramen och blir ledig ska man utreda om det fortfarande finns behov av att tillsätta den. 

Om tillsättningen av en tjänst eller ett arbetsavtalsförhållande är ändamålsenligt och motiveringarna utreds i tillståndsförfarandet. Samtidigt kontrolleras internt om det bland dem som ska omplaceras finns en lämplig person till tjänsten eller uppgiften, eller en person som är intresserad av nya uppgifter, så att extern rekrytering kan undvikas.

När man hittar en lämplig person internt för uppgiften i arbetsavtalsförhållande rekryterar man inte externt. Efter den interna rekryteringen strävar man efter att i första hand låta bli att tillsätta den uppgift som blir ledig från den internt valda personen. En tjänst kan tillsättas genom interna omplaceringar genom att ändra tjänsteutövningsskyldigheten, genom att flytta tjänsteinnehavaren till ett annat tjänsteförhållande och/eller genom att indra tjänsten.

För stadigvarande säsonganställningar anställs personal som permanent, men i avtalet anges avbrytande i lönebetalningen och arbetsplikten under den tid då det inte finns något arbete. Under avbrottet erbjuds de anställda de uppgifter som är lediga.

I skolor och daghem strävar man efter att anställa personal i fasta anställningsförhållanden i enlighet med framtida servicebehov.

För uppgifter i anställningsförhållande görs arbetsavtal, men det fattas inte längre något separat valbeslut som ett tjänsteinnehavarbeslut.

När uppgiften eller anställningsförhållandet inte ingår i personalplanen

Om den uppgift som ska tillsättas inte ingår i personalramen bör man, innan rekryteringen påbörjas, begära tillstånd från stadsstyrelsen för att tillsätta en uppgift som inte ingår i personalramen. Den rekryterande chefen begär tillstånd från personaldirektören, som bereder ett förslag för stadsstyrelsens avgörande.

Stadsstyrelsen inrättar, på föredragning av den behöriga nämnden, en uppgift som inte ingår i personalramen.

I samband med tillståndet att tillsätta ett arbetsavtalsförhållande och inrättandet av tjänsten beviljas även ett rekryteringstillstånd som gäller i två månader.

För ett tidsbegränsat anställningsförhållande som varar mindre än 6 månader totalt krävs ingen uppgift inom personalramen, men även i detta fall måste rekryteringstillstånd begäras. Ett tidsbegränsat anställningsförhållande får inte delas upp i flera kortare anställningsförhållanden för att undvika att ansöka om rekryteringstillstånd.

Rekryteringstillståndet är i kraft i två månader.

Beviljande av rekryteringstillstånd och uppföljning av rekryteringar

Rekryteringsanställning görs i stadens rekryteringssystem. Koordinatorn av arbetsförmåga utreder i tillsättandetillståndsprocessen om det finns en person som kan omplaceras till den lediga tjänsten internt. Alla rekryteringstillstånd skickas för godkännande till personaldirektören, som kontrollerar att rekryteringen sker i enlighet med stadens anvisningar, arbets- och kollektivavtal och arbetslagstiftningen.

Alla uppgifter i anställningsförhållande ledigförklaras för intern rekrytering under två veckor. En intern rekrytering kan inledas innan stadsstyrelsen har beviljat rekryteringstillstånd. Om ingen lämplig anställd har hittats genom den interna rekryteringen eller bland de som ska omplaceras, utarbetar personaldirektören ett förslag till rekryteringstillstånd för stadsstyrelsens avgörande.

Rekryteringstillståndet beviljas av stadsstyrelsen.

Tjänsteförhållanden ledigförklaras i regel samtidigt för sökande både internt och externt. Även när det gäller anställda i tjänsteförhållande kan man före den offentliga ansökningen internt kartlägga vilka sökande som är intresserade, om förändringar i tjänsteförhållandet gör det möjligt att indra en viss tjänst.

Utvecklingen av rekryteringarna och iakttagandet av personalramen följs upp i samband med delårsrapporteringen i nämnderna, stadsstyrelsen och stadsfullmäktige. 

Tillståndsförfarandet omfattar:

• Ordinarie tjänster och arbetsavtalsförhållanden som blir vakanta när en person byter arbetsplats eller går i pension.
• Vikariat för ordinarie tjänster och arbetsavtalsförhållanden som blir vakanta, t.ex. på grund av familjeledighet eller annan lång tjänst- eller arbetsledighet
• Tjänste- eller arbetsavtalsförhållanden för viss tid, också utan att tjänsten eller uppgiften i arbetsavtalsförhållande upptas i den godkända i personalplanen, oberoende av tjänsteförhållandets längd eller om de arbetar deltid eller heltid.

Tillståndsförfarandet kan förbigås vid rekrytering av

• Uppgifter som ingår i den lagstadgade personaldimensioneringen för barngrupper inom småbarnspedagogiken.
• Undervisningspersonal inom grundläggande utbildning eller gymnasieutbildning enligt den timresurs som godkänts av sektionen för grundläggande utbildning och gymnasieutbildning.

De som ska omplaceras bör dock granskas och övriga rekryteringsanvisningar följas.

Tillståndsförfarandet omfattar inte:

• Sommarjobb för skolelever
• De som anställts med sysselsättningsstöd
• Arbete som inhoppare då arbetet varar under 13 dygn och inte
• Vikariat på högst tre månader. Man får inte stycka upp vikariatet för att undvika tillståndsförfarandet.

Också dessa bör övervägas noggrant.

Andra tidsförbundna uppgifter och tjänster omfattas av tillståndsförfarandet oberoende av deras längd.

Stadsdirektören

Stadsstyrelsen godkänner det reviderade rekryteringstillståndsförfarandet och förfarandet för tillsättning av uppgifter i arbetsavtalsförhållande som inte ingår i personalplanen och personalramen på det sätt som beskrivs ovan.