Stadsstyrelsen
Esityslista 18.08.2025/Asianro 6

Stadsstyrelsen 18.08.2025     

1902/07.01.01/2025  

Beredning och tilläggsuppgifter:

Anssi Haapala, Anssi Haapala, dataadministrationschef, anssi.haapala@porvoo.fi

Borgå stad har skaffat de Microsoft-licenser som de anställda behöver med ett treårigt volymbaserat Enterprise Agreement Subscription (EAS)-avtal för åren 2023–2025. Licensavtalet omfattar alla anställda och arbetsstationer inom förvaltningen. Licenser behövs för att säkerställa att alla anställda kan använda den programvara och de tjänster som Microsoft tillhandahåller på ett effektivt sätt. Det nuvarande avtalet går ut 30.9.2025. Det gällande licensavtalet är en s.k. hyresmodell, dvs. nyttjanderätten till programvaran upphör om inte avtalet förnyas eller ersätts med ett annat licensavtal.

Staden meddelar antalet användare av antalet till återförsäljaren en gång om året på årsdagen för avtalet. En eventuell ökning av antalet licenser höjer den årliga licensavgiften och en minskning av antalet licenser minskar den årliga licensavgiften, dock så att det antal användare som angetts vid avtalets början sätter en nedre gräns för antalet licenser under en avtalsperiod på tre år. De faktiska kostnaderna för avtalsperioden preciseras således i enlighet med det antal licenser som använts i enlighet med den årliga revision som gjorts varje år.

Borgå stad har införskaffat Microsoft-licenser före år 2023 genom ett eget avtal, och sedan 2023 via stadens inhouse-bolag HPK Palvelut Oy med utnyttjande av ramavtalet om Tiera Verkkokauppa, som omfattar återförsäljning av Microsoft-licenser och tillhörande tjänster. Atea Finland Oy är återförsäljare av Microsoft-licenser. HPK Palvelut Oy har fakturerat vidare licenserna direkt från staden. Genom att överföra avtalet i stadens namn möjliggörs att licenserna faktureras direkt av staden utan mellanhanden HPK Palvelut Oy och den vidarefakturering som tidigare tillämpats. Detta minskar den administrativa bördan och eliminerar de tilläggskostnader som vidarefaktureringen medför, vilket gör anskaffningen mer kostnadseffektiv och ändamålsenlig för staden.

Dataadministrationschefen föreslår att Borgå stad i fortsättningen skaffar Microsoft-licenserna direkt från Atea och utnyttjar stadens eget ramavtal om Tiera Verkkokauppa (tjänsteinnehavarbeslut 1531/02.08.00/2024), som omfattar återförsäljning av Microsoft-licenser och tillhörande tjänster. Staden ingår ett nytt EAS-licensavtal för tre år 1.10.2025–30.9.2028. Avtalets totalpris är med Microsofts nuvarande prissättning cirka 300 000 euro per år, och för tre år beräknas kostnaden med nuvarande personalstyrka vara cirka 900 000 euro (moms 0 %). I och med prishöjningarna på licenserna är den faktiska kostnaden sannolikt 10 procent högre än tidigare.

Stadsdirektören

Borgå stad ingår ett Enterprise Agreement Subscription (EAS)-avtal med Microsoft för tre år 1.10.2025–30.9.2028. Borgå stad skaffar avtalslicenserna i enlighet med ramavtalet om Tiera verkkokauppa av Atea Finland Oy.