Kaupunginhallitus
Esityslista 18.08.2025/Asianro 6

Kaupunginhallitus 18.08.2025     

1902/07.01.01/2025  

Valmistelu ja lisätiedot

Anssi Haapala, tietohallintopäällikkö, anssi.haapala@porvoo.fi

Porvoon kaupunki on hankkinut työntekijöiden tarvitsemat Microsoft-lisenssit kolmivuotisella volyymipohjaisella Enterprise Agreement Subscription (EAS) -sopimuksella vuosille 2023-2025.

Lisenssisopimuksen piiriin kuuluvat kaikki hallinnon työntekijät ja työasemat. Lisenssejä tarvitaan, jotta voidaan varmistaa, että kaikki työntekijät voivat käyttää tarvittavia Microsoftin tuottamia ohjelmistoja ja palveluita tehokkaasti. Nykyinen sopimus päättyy 30.9.2025. Voimassa oleva lisenssisopimus on ns. vuokramalli, eli ohjelmistojen käyttöoikeus päättyy ellei sopimusta uusita tai korvata toisella lisenssisopimuksella. 

Sopimuksen käyttäjämäärät ilmoitetaan jälleenmyyjälle kerran vuodessa sopimuksen vuosipäivänä. Mahdollinen lisenssimäärän kasvattaminen nostaa vuosittaista lisenssimaksua ja lisenssimäärän pieneneminen vähentää vuosittaista lisenssimaksua kuitenkin niin, että sopimuksen aloitushetkellä ilmoitettu käyttäjämäärä asettaa alarajan lisenssimäärälle kolmen vuoden sopimuksen ajalle.

Sopimuskauden todelliset kustannukset tarkentuvat siten käytettyjen lisenssimäärien mukaisesti kunakin vuonna tehdyn vuositarkastuksen mukaisesti.  

Porvoon kaupunki on hankkinut Microsoft-lisenssit ennen vuotta 2023 oman sopimuksen kautta, ja vuodesta 2023 alkaen kaupungin inhouse-yhtiö HPK Palvelut Oy:n kautta hyödyntäen Tiera Verkkokauppa -puitesopimusta, joka kattaa Microsoft-lisenssien jälleenmyynnin ja niihin liittyvät palvelut. Microsoft-lisenssien jälleenmyyjänä toimi Atea Finland Oy. HPK palvelut Oy on läpilaskuttanut lisenssit suoraan kaupungilta. Siirtämällä sopimuksen kaupungin omiin nimiin, lisenssien laskutus voidaan jatkossa hoitaa suoraan ilman välikätenä toimineen HPK Palvelut Oy:n kautta tapahtuvaa läpilaskutusta. Tämä vähentää hallinnollista työtä ja poistaa läpilaskutuksesta aiheutuvat ylimääräiset kustannukset, mikä tekee hankinnasta kaupungille taloudellisesti ja toiminnallisesti tehokkaampaa. 

Tietohallintopäällikkö esittää, että Porvoon kaupunki hankkii jatkossa Microsoft-lisenssit suoraan Atealta hyödyntäen kaupungin omaa Tiera Verkkokauppa -puitesopimusta (viranhaltijapäätös 1531/02.08.00/2024), joka kattaa Microsoft-lisenssien jälleenmyynnin ja niihin liittyvät palvelut. Kaupunki tekee uuden EAS-lisenssisopimuksen kolmelle vuodelle 1.10.2025-30.9.2028. Sopimuksen kokonaishinta on Microsoftin nykyisellä hinnoittelulla noin 300 000 euroa vuodessa, ja kolmelle vuodelle laskettuna kustannus on nykyisellä henkilöstömäärällä laskettuna noin 900 000 euroa (alv 0%). Lisensseihin kohdistuvien Microsoftin tekemien hinnankorotusten myötä tosiasiallinen kustannus on luultavasti noin 10 prosenttia aiempaa korkeampi. 

Kaupunginjohtaja

Porvoon kaupunki tekee Enterprise Agreement Subscription (EAS) -sopimuksen Microsoftin kanssa kolmeksi vuodeksi ajalle 1.10.2025-30.9.2028. Porvoon kaupunki hankkii sopimuksen lisenssit Tiera Verkkokauppa -puitesopimuksen mukaisesti Atea Finland Oy:ltä.