Livskraftsnämnden
Esityslista 16.09.2025/Asianro 9

Livskraftsnämnden 16.09.2025     

942/00.01.00.03/2024  

Beredning och tilläggsuppgifter:

Biträdande stadsdirektör Fredrick von Schoultz, fritidsdirektör Minna Särelä, chef för kulturtjänster Susann Hartman, chef för turismutveckling Sari Myllynen, koncernjurist Tiina Fiskaali; fornamn.efternamn@porvoo.fi

Mer information ges även av:

Porvoo Event Factory Oy Ab:s verkställande direktör, Anders Lindholm-Ahlefelt, förnamn@konstfabriken.fi 

Livskraftsnämnden har tidigare vid sitt möte 13.5.2025 beslutat om visionen för Konstfabriken och antecknat för kännedom en behovsutredning om utveckling av Konsthallen. Enligt visionen ska Konstfabrikens verksamhet även i fortsättningen basera sig på en hybridmodell där den kommersiella och den offentliga verksamheten kompletterar varandra och användningsgraden för lokalerna ökar. I enlighet med den nya visionen blir Konstfabriken ett centralt kultur- och evenemangscentrum som fungerar både som dragplåster för turism och som konferenshus samt erbjuder Borgåborna mångsidiga kulturupplevelser. Hybridmodellen ska göra det möjligt att öka den offentliga verksamheten och övrig lågtröskelverksamhet i Konstfabriken.

I den fortsatta beredningen har man formulerat en förvaltningsmodell som syftar till att förtydliga ansvarsfördelningen, öka användningsgraden för lokalerna och säkerställa verksamhetsförutsättningarna för olika aktörer, såsom föreningar, företag, aktörer inom stadsorganisationen och den fjärde sektorn. I den nya modellen är staden hyresgäst i Konstfabrikens salar (Avantisalen och Fabrikssalen), foajéer, huvudentrén och garderoben, möteslokaler och allmänna utrymmen och hyr ut dem vidare för kortvarigt evenemangsbruk.  Tidigare har stadens dotterbolag Porvoo Event Factory Oy Ab (nedan EF) haft denna roll. EF hyr fortfarande ut restauranglokaler till hyresgäster.

Den nya förvaltningsmodellen gör det möjligt att centralisera förvaltningen av lokalerna och kostnadsuppföljningen till staden, vilket minskar den administrativa komplexiteten och skapar en grund för enhetlig praxis. Dessutom syftar den nya modellen till att sänka lokalernas driftskostnader och förenkla processerna.

När den nya förvaltningsmodellen har trätt i kraft använder EF lokalerna för kortvariga kommersiella evenemang genom att hyra dem av staden på basis av de prissättningsgrunder som staden fastställt och där man beaktar kravet på marknadsmässig prissättning. Detta förtydligar EF:s ställning som producent av kommersiella evenemang och undanröjer samtidigt behovet av stadens direkta årliga ekonomiska stöd till sitt dotterbolag EF. Stödet har tidigare betalats med pengar ur budgeten för ledningen för livskraftssektorn. Ändringen av förvaltningsmodellen förbättrar EF:s möjligheter att koncentrera sig på sin kärnuppgift, dvs. att producera kommersiella evenemang.

Aktörer inom tredje och fjärde sektorn får möjlighet att hyra lokaler direkt av staden för icke-kommersiell och lokal kultur- eller fritidsverksamhet. Lokaler hyrs ut för kortvarigt evenemangsbruk direkt av staden endast för kultur-, idrotts- eller annan icke-kommersiell verksamhet som främjar invånarnas hälsa och välfärd och som kompletterar stadens lagstadgade tjänster eller för evenemang som arrangeras av en aktör som ingått ett partnerskapsavtal med staden i enlighet med livkraftssektorns partnerskapskriterier. Hyrning av lokaler för kortvarigt evenemangsbruk direkt av staden är beroende av prövning, och utöver dessa kriterier beaktas vid prövningen om evenemanget i fråga stöder förverkligandet av Borgå stads strategi.

Målet är att stödja visionen om Konstfabriken som en mångsidig kultur- och evenemangsplattform, också för lokala samfund och lågtröskelverksamhet.

Den förnyade förvaltningsmodellen

Vid beredningen har man identifierat ett behov av att förtydliga rollerna så att samordningen av Konstfabrikens evenemangsinnehåll, hanteringen av lokalreserveringar, hanteringen av evenemangstekniken och -utrustningen samt marknadsföringen bildar en enhetlig och ledd servicehelhet. Denna helhet förvaltas i den nya verksamhetsmodellen av turism-, evenemangs- och marknadsföringstjänsterna, som ansvarar för att stärka Konstfabrikens profil och koordinera evenemangsproduktionen tillsammans med olika producentorganisationer.

En grundläggande uppgift för turism-, evenemangs- och marknadsföringstjänsterna är att stärka Borgås dragningskraft och hållkraft, öka den regionala ekonomin med hjälp av evenemang och åretruntturism samt utveckla och diversifiera upplevelseutbudet. Att knyta uppgifterna i anslutning till Konstfabriken till denna helhet stöder Konstfabrikens ställning som en förstärkare av livskraften och den regionala ekonomin. Om den förnyade förvaltningsmodellen träder i kraft som planerat 1.1.2026 genomför turism-, evenemangs- och marknadsföringstjänsterna nödvändiga ändringar i sin verksamhet så att uppgifterna kan skötas med givna resurser. Ändringarna genomförs genom en effektivering av verksamheten och en bedömning av uppgifternas ändamålsenlighet, så att man säkerställer att servicehelheten fortsättningsvis håller hög kvalitet och motsvarar målen för serviceområdets verksamhet.

Kulturtjänsterna utvecklar Konstfabrikens kulturutbud särskilt i fråga om Konsthallens utställningsverksamhet samt i enlighet med målen i Borgå stads kulturprogram 2030. Utvidgningen av Konsthallen och utvecklingen av utställningsverksamheten fortsätter som en del av helheten och nödvändiga investeringsförslag tas till separat beslutsfattande när projektplanen är klar.

Ekonomiska konsekvenser

I budgeten för livskraftens resultatenhet för turism, evenemang och marknadsföring läggs till hyrorna för Konstfabrikens salar, foajéer, möteslokaler och allmänna utrymmen, för vilka EF har svarat i den nuvarande modellen. Till budgeten för turism-, evenemangs- och marknadsföringstjänster läggs dessutom till kostnader för fastighetsskötsel och teknik samt kostnader för inköp, hyra och användning av teknik. Till turism-, evenemangs- och marknadsföringstjänsterna anställs en person som är ansvarig för tekniken. I stadens budget slopas det stöd som betalats till EF samt de poster som reserverats åt livskraftens resultatenheter för kortvarig evenemangshyra för Konstfabrikens salar och som redan har beaktats i budgetbehandlingen 2026, inklusive kulturtjänsternas stöd till sammanslutningar, föreningar och privata arrangörer av kulturevenemang för hyra av salar. Intäkterna från korttidsuthyrningen läggs till budgeten för turism-, evenemangs- och marknadsföringstjänsterna. Siffrorna preciseras i takt med att budgetprocessen framskrider och det beaktas i stadsdirektörens förslag till budget för 2026. Utgångspunkten för förändringen är att de ekonomiska effekterna ska vara kostnadsneutrala på stadskoncern nivå.

Biträdande stadsdirektören

Livskraftsnämnden beslutar att godkänna det nya förvaltningsmodellen för Konstfabriken. Förvaltningsmodellen träder i kraft 1.1.2026. Den mer detaljerade helhetsekonomiska effekten kommer att presenteras i stadsdirektörens budgetförslag för 2026. Utgångspunkten för förändringen är att de ekonomiska effekterna ska vara kostnadsneutrala på koncernnivå.

Prissättningsprinciperna för lokalreserveringar (kommersiella / icke-kommersiella / stadens egen verksamhet) samt verksamhetsprinciperna för lokalreserveringar förs till beslutsfattande före utgången av 2025.