Kaupunginhallitus
Esityslista 19.05.2025/Asianro 15

Kaupunginhallitus 19.05.2025     

2803/00.00.02.01/2024  

Valmistelu ja lisätiedot

asiakirjahallintopäällikkö Katariina Vuorela,

kaupunginlakimies Johanna Päivärinta,

etunimi.sukunimi@porvoo.fi

Valtuutettu Mika Varpio on tehnyt aloitteen, jossa esitetään, että kaupunki ottaisi käyttöön helppokäyttöisen verkkopalvelun, josta kaupungin kaikki julkiset asiakirjat olisivat suoraan saatavilla ilman erillisen tietopyynnön tekemistä.

Asiakirjojen julkaisun nykytilanne Porvoossa

Tällä hetkellä toimielinten esityslistat ja pöytäkirjat sekä viranhaltijapäätökset liitteineen julkaistaan Porvoon kaupungin verkkosivuilta löytyvässä Dynasty-julkaisupalvelussa siltä osin, kun ne ovat julkisia. Pöytäkirjat löytyvät julkaisupalvelusta yhden vuoden ja viranhaltijapäätökset 22 päivän ajalta. Tämän jälkeen tiedot poistuvat. Kaupunki toimii verkkotiedottamisen osalta Kuntaliiton ohjeen mukaisesti (Yleiskirje 15/2017 kohta 1.2)

Teknisesti päätöstietojen julkaisuaikaa on mahdollista pidentää, mutta siihen liittyy tietosuoja- ja tietoturvariskejä. Päätökset ja niiden liitteet sisältävät yksityishenkilöiden henkilötietoja, ja vaikka henkilötiedot merkitään ja tämän jälkeen peitetään päätöstekstistä tietyn ajan kuluttua, henkilötietojen merkitseminen on mahdollista vain päätösteksteissä, ei päätösten liitteissä. Päätöksen valmistelija tekee henkilötietojen merkitsemisen manuaalisesti, joten inhimillisen virheen mahdollisuutta ei voida täysin sulkea pois, jolloin on mahdollista, että jokin henkilötieto jää epähuomiossa merkitsemättä. Tästä syystä julkaisuaikaa ei haluta pidentää suositellusta.

Toive kaikkien julkisten asiakirjojen julkaisusta

Julkisuuslain mukaisia viranomaisen asiakirjoja syntyy useissa eri kaupungin tehtävissä, ja niitä laaditaan ja käsitellään kymmenissä kaupungin tietojärjestelmissä (esimerkiksi sähköisissä työtiloissa, verkkolevyillä, sähköpostijärjestelmässä ja useissa palveluiden tuottamiseen käytettävissä tietojärjestelmissä) . Tällä hetkellä asiakirjoja julkaistaan vain Porvoon kaupungin asianhallintajärjestelmästä, johon rekisteröidään kaupungin käsittelemiä asioita ja niihin liittyviä asiakirjoja tiedonhallintalain (906/2019) 25 §:n mukaisesti. Asianhallintajärjestelmässä laaditaan toimielinten esityslistat, pöytäkirjat ja viranhaltijapäätökset sekä näitä valmistelevia asiakirjoja.

Kaikkien julkisten viranomaisten asiakirjojen julkaisu yhdessä verkkopalvelussa olisi teknisesti haastava ja kallis toteuttaa. Tämän lisäksi olisi määriteltävä tarkasti minkä tyyppiset asiakirjat voidaan julkaista verkkosivuilla, jotta varmistetaan tietosuojan ja tietoturvan toteutuminen. Julkistakaan asiakirjaa ei voida aina julkaista verkossa.

Nykyisen julkaisupalvelun hakutoiminnot

Nykyisessä julkaisupalvelussa päätöksiä voi etsiä vapaalla hakusanalla, ja haun voi kohdistaa joko päätöksen otsikkoon tai koko päätöstekstiin. Hakuja voi rajata toimielimen perusteella sekä kokouspäivän perusteella. Hakutoimintojen puutteeksi havaittiin, että kokouspäivälle ei voi asettaa kahta päivämäärärajausta, mikä helpottaisi hakutulosten rajaamista. Lähetämme tästä kehitystoiveen julkaisupalvelun toimittajalle.

Tietopyyntöjen toimittamisen prosessi ja ePorvoo

Tietopyyntöjen toimittamisesta on ohjeistettu Porvoon kaupungin verkkosivuilla. Tietopyynnön voi toimittaa kaupungin sähköisen verkkoasiointipalvelun, eli ePorvoon kautta, sähköpostitse kirjaamoon tai toimittamalla tietopyyntö kirjallisesti tai suullisesti kaupungin palvelupisteeseen Porvoo-infoon. Sähköinen verkkoasiointipalvelu ei siis ole ainoa tapa toimittaa kaupungille tietopyyntöjä. Jos tietopyyntö koskee henkilötietoja (esimerkiksi itseään koskevat tiedot), pitää kaupungin varmistua siitä, että tietojen pyytäjällä on oikeus pyytämiinsä tietoihin. Sähköiseen asiointipalveluun kirjaudutaan vahvasti tunnistautumalla, jolloin tietopyynnön esittäjän henkilöllisyys ja oikeus pyytämiinsä tietoihin voidaan varmistaa.

Aloitteen perustella tunnistetut kehittämiskohteet

Julkaisupalvelun parantaminen

Selvitämme mahdollisuutta parantaa nykyisen päätösten julkaisupalvelun hakuehtoja niin, että kokouspäivälle voitaisiin asettaa kaksi rajauspäivämäärää nykyisen yhden sijasta. Tämä helpottaisi päätösten etsimistä julkaisupalvelusta.

Päätösten otsikkotietojen julkaisuajan pidentäminen

Selvitämme mahdollisuutta kehittää päätösten julkaisupalvelua niin, että päätösten otsikkotiedot voitaisiin jättää julkaisupalveluun näkyville, vaikka päätöstekstit ja päätösten liitteet poistetaan. Otsikkotietojen säilyminen julkaisupalvelussa helpottaisi päätöksiin liittyvien tietopyyntöjen yksilöimistä, vaikka itse päätösteksti ei enää näkyisikään verkossa.

Asioiden otsikkotietojen julkaisu

Selvitämme mahdollisuutta julkaista asiarekisteristä asian otsikkotietoja kaupungin verkkosivuilla. Asian otsikkotietojen julkaiseminen helpottaisi tietopyyntöjen yksilöimistä, vaikka asiaan liittyvien asiakirjojen sisältöä ei julkaistaisikaan verkossa. Tämäntyyppinen asian otsikkotietojen julkaisu on käytössä esimerkiksi Suomen pankilla.

Tietopyyntöprosessin kehittäminen

Asiakirjahallinnon lähivuosien kehittämiskohteeksi on tunnistettu muun muassa tietopyyntöprosessin kehittäminen. Käymme läpi erilaisten tietopyyntöprosessien vaiheet, ja pyrimme kehittämään prosesseja niin, että ne palvelisivat mahdollisimman laadukkaasti kuntalaisia. Prosessien tarkastelussa otetaan huomioon tietopyyntöjen toimittamiskanavat, pyyntöjen tekemisen helppous, pyyntöjen käsittely kaupunkiorganisaation sisällä, käsittelyajat sekä tietopyyntöihin liittyvien vastausten toimittaminen asiakkaalle.

Liite

valtuustoaloite 20.11.2024

Kaupunginjohtaja

Kaupunginhallitus päättää antaa yllä olevan esityksen vastauksenaan valtuutetun valtuustoaloitteeseen ja lähettää vastauksen tiedoksi kaupunginvaltuustolle.