Stadsutvecklingsnämnden
Pöytäkirja 08.04.2025/Pykälä 59

Stadsutvecklingsnämnden 08.04.2025 § 59  

2996/02.08.00/2024  

Beredning och tilläggsuppgifter:

Kollektivtrafikingenjör Matias Leinonen, matias.leinonen@porvoo.fi, upphandlingsexpert Marja-Leena Virta, marja-leena.virta@porvoo.fi

Borgå stad har genom EU-upphandlingsannonsen Dnr 2996/02.08.00/2024/, som publicerats i Hilma-tjänsten under numret 2025-020533 och i EU:s TED-system med numret 102344-2025, begärt anbud om anskaffningen av Borgå stads servicehelhet för kollektivtrafikens biljett- och informationssystem för tiden 1.7.2025–4.6.2028. Det är möjligt att förlänga avtalsperioden med en tvåårig option (5.6.2028–2.6.2030), om vilken det senare fattas ett separat optionsbeslut. Anbudsgivarna hade getts möjlighet att ställa tilläggsfrågor i anslutning till upphandlingen fram till 6.3.2025 kl. 13. Anbudsgivarnas frågor besvarades samma dag.

Föremålet för upphandlingen var biljett- och informationssystemet som används i kollektivtrafiken i Borgå som en SaaS tjänst. Borgå stad skaffar avtalsenliga tjänster som en helhetslösning som kan bestå av flera bakgrundssystem. Med hjälp av biljett- och informationssystemet säljer man biljettprodukter till passagerarna, verifierar reserättigheter i fordon, överför reseuppgifter till bakgrundssystemet och säkerställer att biljettinkomsterna riktas till rätta aktörer. Med biljett- och betalningssystemet skapas också positionsdata i realtid med hjälp av positionsbestämningen av bussar (GPS) som fordonsanordningen producerar.

Borgå stad beslutar om de biljettprodukter som blir tillgängliga för kunderna och deras egenskaper (bl.a. priser) och får behålla biljettintäkterna. Staden fastställer vilka biljettprodukter som ska användas före den konkurrensutsatta trafikens början. Staden har rätt att ta i bruk nya produkter när som helst under avtalsperioden. Den tjänst som nu är föremål för upphandling omfattar de anläggningar som installeras i bilarna av trafikföretagen som staden har avtal med samt biljett- och informationssystemet som ansluter sig till användningen av tjänsten som en SaaS-tjänst. Staden anskaffar på egen bekostnad trafikföretagen den terminalutrustning som behövs för användningen av tjänsten.

Serviceproducenten ansvarar för den programvara som används i anläggningarna och dess funktion på det sätt som beskrivs i denna anbudsförfrågan och dess bilaga. Via systemet rapporterar och redovisar serviceproducenten Borgå stad månatligen inkomsterna på de biljettprodukter som sålts på förhand per biljettslag och provisionerna specificerat. Trafikföretaget rapporterar varje månad staden de biljettintäkter som uppkommit då biljetter har betalats kontant i bussen och drar av dem i samband med faktureringen av trafikeringsersättningen för samma månad. Borgå stad har obegränsad och permanent rätt att utnyttja, använda och överlåta uppgifter som lagrats i systemen, t.ex. reseuppgifter.

Anbuden ska uppfylla alla villkor och serviceproducenten ska till anbudet ha bifogat alla utredningar och tjänstebeskrivningar som krävs. Alternativa anbud godkänns inte.

I fråga om en eventuell underleverantör ska det anges namn på och uppgifter om dem som deltar i underleveransen.

Inom utsatt tid, 19.3.2025 kl. 9, lämnades två (2) anbud. Öppningsprotokollet följer som bilaga. Anbudsgivarna hade försäkrat att anbuden uppfyllde lämplighetskraven i anbudsförfrågan.

Anbud lämnades av Matkahuolto Oy och 3J Tickets Oy.

Urvalsgrunden för anbuden är den totalekonomiska fördelaktigheten, där prisets vikt är 100 %. Beställaren väljer en tjänsteproducent som ansvarar för helheten. Tjänsten anskaffas som en SaaS-tjänst.

Bilagor:

Nationellt upphandlingsdokument Dnr 2996/02.08.00/2024 (anbudsförfrågan 13.2.2025)
Öppningsprotokoll 19.3. 2025 
Jämförelse av anbuden

Stadsutvecklingsdirektören

Stadsutvecklingsnämnden beslutar välja Matkahuolto Oy som leverantör av kollektivtrafikens biljett- och informationssystem i Borgå.

Upphandlingens uppskattade totala värde för avtalsperioden (36 månader) är 349 816 euro, värdet inklusive optionen är 585 000 euro.

Avtalet uppstår inte genom detta beslut utan ett separat avtal om upphandlingen ingås med den valda serviceproducenten. Avtalet träder i kraft när båda parterna har undertecknat det.  

Beslutet justeras genast.

Beslut