Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 15.04.2024/Pykälä 127

Kaupunginhallitus 15.04.2024 § 127  

3138/00.00.02.00/2022  

Valmistelu ja lisätiedot

Hallintojohtaja Roope Lenkkeri, etunimi.sukunimi@porvoo.fi

Porvoon kaupungin hallintosääntöön on tarvetta tehdä lukuisia muutoksia ja korjauksia toimialoilta tulleiden havaintojen perusteella. Muutostarpeet johtuvat muuttuneesta lainsäädännöstä, muuttuneesta organisaatiosta tai vanhentuneista käytännöistä. Lisäksi hallintosääntöasiakirjan molemmissa kieliversioissa on havaittu joitakin ilmeisiä kirjoitusvirheitä, sekä tekstin asetteluun liittyviä virheitä, jotka on korjattu ilman erillistä mainintaa.

Asiallisena lisäyksenä hallintosääntöön esitetään asiakirjahallintoa ja erityisesti rekrytoitavana olevan asiakirjahallintopäällikön toimivaltaa koskevia määräyksiä.

Hallintosääntöön esitettävät muutokset

Kaikki liikelaitos Kuninkaantien työterveyttä koskevat maininnat poistetaan hallintosäännöstä liikelaitoksen toiminnan päättymisen johdosta.

38 § Kaupunginhallituksen tehtävät ja päätösvalta

Esitetään lisättäväksi kaupunginhallitukselle uusi toimivaltuus koskien rahastovarojen sijoittamista, kun sijoituksen arvo on yli 10 miljoonaa euroa.

Lisätään nykyisen hallintosäännön kohdasta 18. kaupunginhallitukselle toimivaltuus myöntää vapautus sopimussakkojen ohella myös tontinluovutukseen liittyvistä muista sopimusperusteisista maksuista.

Poistetaan asiakirjahallintoa koskevasta kohdasta 19. toimivaltuus määrätä asiakirjahallintoa johtava viranhaltija, koska tämä tehtävä esitetään annettavaksi hallintosääntömääräyksellä asiakirjahallintopäällikölle.

39.4.1. Ympäristöterveysjaosto

Ympäristöterveysjaoston toimivaltaa on perusteltua rajata tupakkalain valvontatehtäviin, jolloin tupakkalain 8 §:n mukainen vastuu paikallisesta toiminnasta tupakoinnin lopettamiseksi yhteistyössä hyvinvointialueen kanssa jää selkeämmin ympäristöterveydenhuollon toiminta-alueen peruskuntien ratkaisuvaltaan. Porvoon kaupunki voisi silloin edistää myös tupakkalain vähimmäisvaatimukset ylittäviä tupakointikieltoja tarjoamissaan palveluissa esimerkiksi liikuntapalveluihin ja nuorten harrastustoimintaan käytettävillä ulkoalueilla sekä tutkintokoulutukseen valmentavaa koulutusta tarjoavien oppilaitosten oppilaille tarkoitetuilla ulkoalueilla. Ympäristöterveysjaosto ei viranomaisena voi edellyttää tupakointikieltoja lain 74 §:ssä säädettyä laajemmin.

Ympäristöterveydenhuollon tehtävät ovat käytännössä valvontaviranomaisen lakisääteisiä tehtäviä poikkeuksena eläinlääkintähuoltolain mukaiset tehtävät sekä maksutaksan hyväksyminen, joka on hallintosäännön 39.3 kohdassa on annettu lupa- ja valvontalautakunnan tehtäväksi. Tästä syystä eläinlääkintähuoltoa koskevat tehtävät on perusteltua esittää hallintosäännössä omana kohtanaan.

40.2. Kaupunginjohtajan tehtävät ja konsernipalvelujen viranhaltijoiden päätösvalta

Rahoitusjohtaja

Yli 10 miljoonan euron arvoiset sijoituspäätökset tekee esityksen mukaan jatkossa kaupunginhallitus. Tätä koskeva rajaus on vastaavasti tehtävä myös rahtoitusjohtajan toimivaltaan.

Luottokortti myönnettäisiin jatkossa toimialajohtajalta eikä esihjenkilöltä tulevan esityksen perusteella.

Asiakirjahallintopäällikkö

Hallintosääntöön esitetään lisättäväksi asiakirjahallintopäällikön toimivaltuus. Asiakirjahallintopäällikkö toimii arkistolain 9 §:ssä tarkoitettuna kunnan asiakirjahallinnosta vastaavana viranhaltijana. Virka sisältää seuraavat, osin julkisen vallan käyttämistä edellyttävät tehtävät, joita ei kuitenkaan tehtäväluonteensa johdosta ole tarpeen erikseen kirjata hallintosääntöön.

1. Vastaa kunnanhallituksen asiakirjahallinnon viranomaistehtävien valmistelusta ja täytäntöönpanosta.

2. Ohjaa ja kehittää asiakirjahallintoa osana kunnan tiedonhallintaa.

3. Hyväksyy tiedonkäsittelyn, säilytyksen ja arkistoinnin ohjeistuksen.

4. Vastaa keskusarkistosta ja pysyvästi säilytettävistä asiakirjatiedoista.

5. Laatii kunnan asiakirjahallinnon ohjeen ja valvoo, että tehtävät hoidetaan annettujen ohjeiden mukaisesti.

6. Huolehtii asiakirjahallintoon liittyvästä koulutuksesta ja neuvonnasta.

Asiakirjahallinnosta vastaavan viranhaltijan tehtävät ovat tähän saakka kuuluneet hallintojohtajan tehtäviin kaupunginhallituksen tekemän päätöksen perusteella.

Asiakirjahallinnon suunnittelijan tehtävä on muutettu asiakirjahallintopäällikön viraksi kaupunginhallituksen 19.2.2024 tekemällä päätöksellä.

43.1. Kaupunkikehityksen toimialan viranhaltioiden päätösvalta

Tonttipäällikkö

Tonttipäällikölle myönnetään kiinteän omaisuuden ostamisen ja myymisen ohella oikeus päättää vuokraoikeuksien ja erityisten etuuksien ostamisesta ja myymisestä. Maanvuokraoikeudet ovat tyypillisiä kohteita kiinteistövaihdannassa ja johdonmukaisuuden vuoksi luetteloon on aiheellista lisätä kiinteistöjen käyttämiseen liittyvät erityiset etuudet, kuten maa-ainesten otto-oikeus tai vesialueiden käyttöön liittyvät oikeudet.

Tonttipäällikölle esitetään selvyyden vuoksi annettavaksi toimivaltuus maanvuokrasopimuksten irtisanomiseen tai purkamiseen liittyvien korvausten maksamisesta päättämiseen. Edellytyksenä on, että purettavan vuokraoikeuden arvo ja korvaussumma ovat molemmat enintään 500 000 euroa.

Lisäksi esitetään, että tonttipäällikkö jatkossa voi myöntää vapautuksen kiinteistönluovutukseen liittyvistä sopimussakoista ja muista maksuista silloin, kun kyse on hänen päätöksellään tehdyistä, alle 500 000 euron arvoisista luovutuksista. Näissä kyse on tyypillisesti omakotitonttien luovutuksesta, joiden osalta rakentamisvelvoitteen täyttämistä joudutaan usein arvioimaan ostajan henkilökohtaiseen elämään liittyvillä syillä.

57 § Pöytäkirjan laatiminen, tarkastaminen ja nähtävänä pitäminen

Toimielimen pöytäkirjan nähtävillä oloa koskeva määräys on vanhentunut, kun siinä määrätään nähtävillä olosta ilmoittamisesta etukäteen sekä toimielimen omasta harkinnasta nähtävillä olon suhteen. Kuntalain 140 §:n mukaan pöytäkirja pidetään nähtävillä yleisessä tietoverkossa, eli käytännössä Porvoon kaupungin verkkosivuilla.

60 § Talousarvio ja taloussuunnitelma

Toimielinten tehtävä seurata talousarvion toteutumista muutetaan kuukausittaisesta seurannasta säännölliseksi seurannaksi. Käytännössä seurantaa tehdään neljännesvuosittain annettavien raporttien pohjalta.

Pykälään esitetään lisäksi mainintaa siitä, että kaupungin toiminnassa ja taloudenhoidossa noudatetaan talousarviota ja että taloussuunnittelua- ja seurantaa ohjaa kaupunginhallituksen hyväksymä vuosikello.

62 § Sijoitustoiminta

Sijoitustoiminnassa on otettava huomioon myös rahastovarojen sijoittaminen. Tämä on tullut ajankohtaiseksi Vihreän siirtrymän rahaston perustamisen myötä.

Kassavarojen sijoittamista koskevia määräyksiä on tarpeen yksinkertaistaa ja väljentää siten, että kassavaroja voidaan jatkossakin sijoittaa ainoastaan matalariskisiin kohteisiin ja pääsääntöisesti vain vuoden ajaksi.

Rahastovarojen osalta poistetaan tarpeeton ja väistämättä epäajanmukaistuva viittaus tiettynä ajanhetkenä olemassa oleviin rahastoihin.

67 § Kaupungin hankinnat

Kaupunki-infrajohtajaan viitataan virheellisesti infrastruktuurijohtajana.

Yksinkertaistetaan hankintavaltuuksien mukaisten euromäärien luetteloa.

Tietojärjestelmähankintoja tehtäessä on pyydettävä lausunto hallintojohdon sijasta arkkitehtuuriryhmältä. Arkkitehtuuriryhmä on kaupunginjohtajan nimeämä ryhmä, jonka tehtävänä on valvoa johtoryhmän hyväksymiä tietohallinnon kokonaisarkkitehtuuria koskevia periaatteita.

70 § Henkilöstön ottaminen

Poistetaan luettelosta elinvoimajohtaja, koska sellaista virkaa kaupungilla ei ole.

104 § Päätösten ja asiakirjojen allekirjoittaminen

Viranhaltijoiden päättämät sopimukset, sitoumukset ja lausunnot allekirjoittaa hallintosäännön mukaan asianomainen viranhaltija itse. Joissakin käytännön tilanteissa on ilmennyt tarvetta siihen, että päätöksen tehneen viranhaltijan ollessa lomalla tai muuten estyneenä päätöksen mukaisen sopimuksen tai muun sitoumuksen allekirjoittaa hänen sijastaan joku muu henkilö. Käytännössä kyse on päätöksen täytäntöönpanosta sen saatua lainvoiman muutoksenhakuajan umpeuduttua. Tästä syystä esitetään lisättäväksi hallintosääntöön, että viranhaltijan tekemän päätöksen mukaisen sopimuksen voi hänen ohellaan allekirjoittaa myös asianomaisen palvelualueen päällikkö.

Kaupunginjohtaja päättänyt, että hallintojohtaja, henkilöstöjohtaja ja kehitysjohtaja voivat allekirjoittaa suomi.fi -palveluita tai valtuusasioita koskevia sopimuksia, valtakirjoja tai hakemuksia Porvoon kaupungin puolesta. Päätöksessä on esitetty, että tämä määräys otetaan selvyyden vuoksi hallintosääntöön.

Julkisista asiakirjoista annettavien otteiden allekirjoittamiseen ja luovuttamiseen oikeutettujen henkilöiden joukko laajennettaan koskemaan yleisesti sellaista henkilöstöä, joka työskentelee asiakirjojen parissa. Tämä tarkoittaa, että salassa pidettäviä asioita koskevat otteet allekirjoittaa henkilö, jolla on oikeus asiakirjan käsittelemiseen.

Lainvoimaisuustodistukset on aikaisemmin allekirjoittanut Kompassin palveluneuvojat, jotka toimivat myös kirjaajina. Tehtävät on eriytetty niin, että lainvoimaisuustodistuksen antavat ainoastaan kirjaajat.

Maapolitiikan palvelualuetta koskevasta viranhaltijapäätöksestä lainvoimaisuustodistuksen voi ehdotuksen mukaan antaa maapolitiikkayksikön kiinteistösihteerin ja toimistosihteerin ohella myös tonttisihteeri.

Liite

Hallintosääntö, johon on merkitty esitetyt muutokset

vt. Kaupunginjohtaja 

Kaupunginhallitus päättää esittää valtuustolle, että hallintosääntöön tehdään liitteen mukaiset muutokset.

Päätös