Stadsstyrelsen
Pöytäkirja 08.01.2024/Pykälä 3

Livskraftsnämnden 31.10.2023 §73

Stadsutvecklingsnämnden 21.11.2023 §149

Nämnden för växande och lärande 23.11.2023 § 99 

Beredning och tilläggsuppgifter:

Fritidsdirektör Minna Särelä, fornamn.efternamn@borgå.fi

År 2022 granskades idrottstjänsternas förvaltningsmodell i samband med beredningen av Borgås organisationsreform. Bakgrunden till granskningen var att idrottstjänsterna är åtskilda från den övriga organisationen och har andra verksamhetssätt. Granskningen fokuserade i synnerhet på planeringen som gäller idrottsplatserna och idrottens materiel, kontaktytorna med markanvändningen och planläggningen, investeringar och upphandlingar, delning av resurser inom organisationen, organisering av underhållsuppgifter samt ökande av samarbetet med stadsinfran och lokaltjänsterna. Målet var att effektivisera verksamheten, öka synergin och säkerställa att arbetsuppgifterna i organisationen är placerade i den enhet som har sakkunskap i substansområdet i fråga.

För beredningen av förvaltningsmodellen i den nya organisationsstrukturen engagerades personal från olika enheter. Under 2022 genomfördes tre handledda workshophelheter som granskade idrottstjänsternas nuvarande förvaltningsmodell och idrottsinfrans särdrag och ansvarsfördelning. Workshopparna var riktade till representanter för idrottstjänsterna, stadsinfran och lokaltjänsterna. Workshoparbetet främjade ett intensivare samarbete mellan enheterna och i enlighet med målen som ställdes upp i workshopparna har man under 2023 fortsatt med samarbetet och den gemensamma utvecklingen. I synnerhet i fråga om planläggningen och planeringen av markanvändningen inleddes ett regelbundet samarbete, som innebär att behoven som gäller utvecklingen av idrottsplatsstrukturen beaktas som en del av planeringen av markanvändningen.

Även helheten för Kokon påverkar idrottsplatsernas förvaltningsmodell. I samband med behandlingen av organisationsförändringen beslutade stadsfullmäktige om idrottslokalernas skötsel, underhåll och tekniska funktion (KV 15.6.2022 §51: Organisationsförändringen):

"Eftersom helheten för Kokon snart övergår till projektplaneringsskedet och många idrottslokaler ersätts med nya och moderna fastigheter inom några år, är det för tillfället inte ändamålsenligt att ändra på förvaltningsmodellen för idrottslokalerna. Däremot borde den nya koncernsektionen tillsammans med utvecklingsbolaget för Kokon och idrottstjänsterna utarbeta en flexibel och aktuell modell för hur idrottslokalerna sköts och vem som i framtiden har ansvaret för fastighetsunderhållet och den tekniska funktionaliteten. Dessutom ska det utarbetas en detaljerad konsekvensbedömning innan det fattas beslut om den nya förvaltningsmodellen för idrottsverksamheten. Besluten om den nya förvaltningsmodellen fattas under år 2023, och modellen träder i kraft senast i början av räkenskapsperioden 2024."

Den 14 december 2022 godkände Borgå stadsfullmäktige stadens budgetförslag för 2023 och ekonomiplanen för 2023-2025. I budgeten konstateras följande: "Det gemensamma gränssnittet mellan idrottstjänster och stadsutveckling och de anknytande processerna kommer att granskas under året i syfte att effektivisera verksamheten."

I samband med den sektorsövergripande diskussionen och den bredare översynen av idrottstjänsternas utvecklingsbehov har det konstaterats att de eftersträvade synergi- och effektmålen inte nås enbart genom att ändra lednings- eller organisationsmodellen, utan att man måste granska och utveckla idrottstjänsternas kontaktytor, verksamhetsmodeller och delområden i fråga om flera teman:

1) Planläggning och planering av markanvändning (MATSU-kontaktytan)

2) Investeringar

3) Användning och underhåll av idrottsplatser

4) Användning och behov av materiel och lokaler

5) Utveckling av verksamheten

6) Kokons roll

I fråga om alla dessa teman har man identifierat utmaningar och flaskhalsar i processerna, utvecklingsåtgärder som redan genomförts samt åtgärder som ännu behövs.

Det föreslås att de identifierade utvecklingsåtgärder som inte ännu genomförts vidtas under 2024:

1) Planläggning och planering av markanvändningen (MATSU-kontaktytan)

- Processen för planering av användningen av markområden utvecklas i samarbete så att Idrottstjänsternas sakkunskap utnyttjas systematiskt.

- Idrottstjänsterna deltar i planläggningsarbetet - man deltar när det gäller bl.a. bostadsområden, allmänna områden, offentliga tjänster (såsom skolprojekt) samt även företagstomter som anknyter till idrott och motion/friluftsliv/fritid.

- Idrottsplatsplanen genomförs.

- Den interna informationsgången om planeringsreserverings- eller planändringsprojekt utvecklas.

- Samarbetet intensifieras i den gemensamma planeringen av motionsmiljöer utomhus.

- Gemensamma fördelar i utvecklingen av stadsinfran identifieras och utnyttjas för att främja vardagsmotionen t.ex. genom planering av parkkorridorer och leder för gång- och cykeltrafik.

2) Investeringar

- Idrottsinvesteringarnas områdesavgränsningar läggs till i karttjänsten, varvid förutsebarheten och sammanjämkningen förbättras.

- Det genomförs en idrottsplatsplan som har som ett mål att göra de idrottsrelaterade investeringarna mer förutsebara.

- Resurseringen och kompetensen i beredningen av idrottsinve-steringarna säkerställs.

- De kommande idrottsrelaterade investeringarna i stadsinfran och lokalerna samordnas. De investeringsrelaterade upphand-lingarna och entreprenaderna konkurrensutsätts i den enhet som har den bästa sakkunskapen i ärendet (t.ex. markbygg-nadsentreprenader i stadsinfran).

3) Användning och underhåll av idrottsplatser

- Idrottsplatsplanen genomförs. Samtidigt utreds och granskas ansvarsfördelningarna för underhållet av de nuvarande idrottsplatserna (både idrottsanläggningarna och utemotionsplatserna) och de behövliga ändringarna görs i arbetsområdena.

- Utemotionsredskapen tas med i följande konkurrensutsättning av lekparksutrustning (samarbete med stadsinfran och upp-handlingstjänsterna).

- Granskning och bestämning av områdena som ingår i maskin-snöarbetsavtalet (våren -24) och bestämning och överenskom-melse av kontaktytorna. (Den nuvarande avtalsperioden slutar efter kommande vinter. Det framtida avtalets områdesbestäm-ning görs i samarbete med Lokaltjänsterna.)

- Vidareutveckling av Timmi, som syftar till att göra användningen av lokaler smidigare och effektivare. Anslutning av idrottens lo-kaler till stadens Lokaler som tjänst-utveckling.

• Ellåsning <-> bokningssystem

• Pilotobjekt hösten -23/vintern -24

• Omfattande användning av Timmi-systemet

• T.ex. bibliotekets möteslokaler

• Timmi-Kurre-kontaktytor

4) Användning och behov av materiel och lokaler

- Granskningen av skötselområden/-objekt (gräsmattor, områden som ska plogas) och avtal om en eventuell ny arbetsfördelning med Stadsinfran och Lokaltjänsterna i fråga om kontaktytsområden som man känner till (Fluent-piloten).

- Idrottstjänster-enhetens lokallösning: de nuvarande kontorslokalerna i Careeria/Prakticum-huset (Yrkesvägen 1) är fungerande, ändamålsenliga och anpassade till arbetets särdrag, men avståndet till andra enheter främjar inte sektorsövergripande samarbete.

• Det undersöks om det skulle finnas mer centralt belägna, fungerande lokaler, som bättre stöder idrottstjänsternas samarbete över sektorsgränserna.

5) Utveckling av verksamheten

- Slutförande av ibruktagandet av arbetsskiftsplaneringssystemet Titania i fråga om andra idrottsenheter.

- Övergång till arbetsersättningsmodellen när det gäller timhandledare inom idrotten. (Centralen för förvaltningstjänster ansvarar för att bereda ett arbetsersättningsavtal i Henkka.)

- Samplanering av idrottstjänsternas och KoMbis idrottskurser och bl.a. korsgranskning av deltagarna för att avlägsna överlappningar, förtydliga arbetsfördelningen och utveckla serviceutbudet.

- Utredning och helhetsbedömning av vattenmotionsutbudet - en utmaning är det begränsade bassängutrymmet i förhållande till invånarantalet och efterfrågan.

- Utvidgande av motionsrådgivningen (till barn, unga och familjer) i den omfattning som resurserna medger.

6) Kokons roll

- För dem som sköter bolagets och stadsenheternas planering införs ett gemensamt elektroniskt verktyg för projekthantering med vilket ansvaren, tidsplanerna och uppgifterna kan delas på ett mer transparent och samordnat sätt.

- (Senare, i beredningen av inledandet av verksamheten: utveckl-ing och samordning av Kokons ansvarsområdes- och ledningsmodell med idrottstjänsternas organisation och personal.

Målet för utvecklingsåtgärderna är fortfarande att effektivisera verksamheten, öka synergin och säkerställa att arbetsuppgifterna i organisationen är placerade i den enhet som har sakkunskap i substansområdet i fråga. En detaljerad granskning av förvaltningen och underhållet av idrottsplatser samt andra utvecklingsobjekt ger en bred lägesbild som gör det möjligt att utvärdera olika lednings- och förvaltningsmodeller utgående från fakta. Genom att utveckla verksamhetsmodellerna och samarbetet eftersträvas hållbara förändringar, vars verkningar sträcker sig förutom till idrottstjänsterna även till alla andra sektorer. På det sätter möjliggörs förutom interna fördelar i organisationen, såsom effektivt och löpande arbete, även smidigare service för kommuninvånarna samt beaktande av förutsättningarna för en fysisk aktiv livsstil som en del av stadens utveckling och utbyggnad.

Bilaga:

Utveckling av idrottstjänsterna

Bildningsdirektör

Nämnden för växande och lärande beslutar föreslå att stadsstyrelsen godkänner att den övergripande utvecklingen av idrottstjänsterna genomförs med de föreslagna tyngdpunkterna och åtgärderna under 2024.

Sektorn för växande och lärande tackar Sektorn för livskraft för samarbete och deltar även i framtiden i det gemensamma utvecklandet och förnyande av tjänster för gemensamma kundrelationer, barn och unga.

Beslut

Nämnden för växande och lärande beslöt föreslå att stadsstyrelsen godkänner att den övergripande utvecklingen av idrottstjänsterna genomförs med de föreslagna tyngdpunkterna och åtgärderna under 2024.

Sektorn för växande och lärande tackar Sektorn för livskraft för samarbete och deltar även i framtiden i det gemensamma utvecklandet och förnyande av tjänster för gemensamma kundrelationer, barn och unga.

Stadsstyrelsen 08.01.2024 § 3  

2585/12.04.02/2023  

Stadsfullmäktige har i samband med behandlingen av budgeten för 2023 (SF 14.12.2022 § 110, budgeten för år 2023 och ekonomiplanen för åren 2023-2025) samt i samband med behandlingen av organisationsförändringen (SF 15.6.2022 § 51: (organisationsförändring) gett anvisningar om hur förvaltningsmodellen för idrottstjänsterna ska utvecklas samt om hur gränssnitten mellan idrottstjänsterna och stadsutvecklingen och de processer som hänför sig till dem ska utvecklas. Utifrån detta och genom att ta parterna med har man utarbetat ett förslag till en helhet för utveckling av idrottstjänsterna.

Livskraftsnämnden (31.10.2023), stadsutvecklingsnämnden (21.11.2023) samt nämnden för växande och lärande (23.11.2023) har genom varsitt enhälliga beslut godkänt helheten för utvecklingen av idrottstjänsterna för år 2024 enligt ett beslutsförslag med samma innehåll.

Helheten för utvecklingen består av följande prioriteringar:

1)     Planläggning och planering av markanvändning (MATSU-kontaktyta)

2)     Investeringar

3)     Bruk och underhåll av idrottsplatser

4)     Användning och behov av utrustning och lokaler

5)     Utveckling av verksamhet

6)     Betydelse av Kokon

Helheten för utvecklingen består av följande åtgärder:

1)     Planläggning och planering av markanvändning (MATSU-kontaktyta)

-          Processen för planering av markanvändningen utvecklas i samarbete så att idrottstjänsternas expertis utnyttjas konsekvent.

-          Idrottstjänsterna deltar i planarbetet - bl. a i planering av bostadsområden, allmänna områden och offentliga tjänster (såsom skolprojekt) samt medverkar i tomtobjekt av företag som hänför sig till motion/friluftsliv/fritid.

-          Planen för idrottsplatser genomförs.

-          Internt informationsutbyte gällande projekt med planeringsreservering eller planändringar utvecklas.

-          Samarbetet kring gemensam planering av förhållandena för utomhusmotion intensifieras.

-          En gemensam nytta av att utveckla stadens infrastruktur för att främja vardagsmotion identifieras och utnyttjas t. ex. genom planering av parkgångar samt gång- och cykelvägar.

2)     Investeringar

-          Områdesgränserna för idrottsinvesteringar läggs till i karttjänsten, vilket förbättrar förutsägbarhet och samordning.

-          Planen för idrottsplatser genomförs. Ett av målen med planen är att förbättra förutsägbarheten av idrottsrelaterade investeringar.

-          Resurser för och kunnande av beredningen av idrottsrelaterade investeringar säkerställs.

-          Framtida idrottsrelaterade investeringar samordnas med stadsinfran och underhållet av lokalerna. Upphandlingar och entreprenader som hänför sig till investeringar konkurrensutsätts vid den enhet som har den starkaste sakkunskapen (t.ex. markbyggnadsentreprenader vid stadsinfran) med utnyttjande av kunnandet vid den enhet där sakkunskapen är störst.

3)     Bruk och underhåll av idrottsplatser

-          Planen för idrottsplatser genomförs. Samtidigt utreds och granskas ansvarsfördelningen för underhållet av de befintliga idrottsplatserna (både idrottsanläggningar och idrottsplatser utomhus) och görs behövliga ändringar i arbetsområdena.

-          Utrustning för utomhusmotion inkluderas i nästa konkurrensutsättning av lekplatsutrustning (samarbete med stadsinfra och upphandlingstjänster).

-          Granskning och definition av de områden som ingår i avtalet om maskinell snöplogning (våren -24) samt definition av och överenskommelse om gränssnitten. (Den nuvarande avtalsperioden upphör efter den kommande vintern. Områden definieras i samarbete med underhållet av lokalerna för det blivande avtalet.)

-          Fortsatt utveckling av Timmi med målet att göra användningen av lokalerna smidigare och effektivare. Inkludering av idrottslokalerna i stadens utvecklingsprojekt  Lokaler som service:

• elektrisk låsning<-> reserveringssystem

-          Pilotobjekt hösten -23  /  vintern -24

• Mera omfattande användning av reserveringssystemet Timmi

-          T. ex. mötesrummen på biblioteket

• Kontaktytor mellan Timmi-Kurre

4)     Användning och behov av utrustning och lokaler

-          Granskning av de områden/objekt som ska skötas (gräsmattor, områden som ska plogas) och överenskommelse om en eventuell ny arbetsfördelning med stadsinfran och underhållet av lokalerna i fråga om de kontaktytor man har kännedom om (pilotprojektet Fluent).

-          Lokalerna för enheten för idrottstjänsterna: de befintliga kontorsutrymmena i Careeria/Prakticum-huset (Yrkesvägen 1) är fungerande och ändamålsenliga med tanke på arbetets särskilda karaktär, men deras avstånd till andra enheter främjar inte sektorsövergripande samarbete.

-          Man tar reda på om det finns lokaler som ligger mera centralt och som skulle bättre stödja idrottstjänsternas sektorsövergripande samarbete.

5)     Utveckling av verksamhet

-          Slutförande av ibruktagandet av systemet Titania för  arbetsskiftsplanering i fråga om andra verksamhetsställen för idrott.

-          Övergång till modell med ersättning för arbete i fråga om idrottstimledare. (HPK asvarar för att bereda ett avtal om ersättning för arbete på Henkka.)

-          Gemensam planering av idrottstjänsterna och KoMBis idrottskurser & bl.a. korsgranskning av deltagarna för att eliminera överlappningar, förtydliga arbetsfördelningen och utveckla serviceutbudet.

-          Utredning och helhetsbedömning av utbudet av vattenträning - en utmaning är knappa bassängutrymmen i förhållande till invånarantalet och efterfrågan.

-          Utvidgning av motionsrådgivning (till barn, unga, familjer) i den omfattning som resurserna möjliggör.

6)     Betydelse av Kokon

-          För dem som ansvarar för planeringen i bolaget och vid stadens enheter tas i bruk ett gemensamt elektroniskt verktyg för projekthantering med hjälp av vilket ansvar, arbetsplanering och uppgifter kan fördelas på ett transparentare och koordinerat sätt.

-          (Senare, när inledandet av verksamheten bereds: Utveckling och samordning av ansvarsområdes- och ledningsmodellen för Kokon med organisationen och personalen inom idrottstjänsterna.)

Syftet med utvecklingsåtgärderna är fortfarande att effektivera verksamheten, öka synergin och säkerställa att arbetsuppgifterna inom organisationen är förlagda till den enhet där sakkunskapen finns. En detaljerad granskning av förvaltningen och underhållet av idrottsplatserna samt andra utvecklingsobjekt skapar en omfattande bild av nuläget som gör det möjligt att bedöma olika lednings- och förvaltningsmodeller på basis av information. Genom att utveckla verksamhetsmodeller och samarbete strävar vi efter att skapa hållbara ändringar som påverkar idrottstjänsterna men också över sektorsgränserna. Detta kommer själva organisationen till nytta så att arbetet blir effektivt och smidigt. Dessutom säkerställer vi smidigare tjänster för invånarna samt beaktar förutsättningar för ett motionsinriktat levnadssätt som en del av stadens utveckling och uppbyggnad.

Bilaga:

Utveckling av idrottstjänsterna

tf. stadsdirektör

Stadsstyrelsen beslutar att en total utveckling av idrottstjänsterna ska ske med föreslagna prioriteringar och åtgärder under år 2024.