Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 18.12.2023/Pykälä 368

Kaupunginhallitus 18.12.2023 § 368  

2950/02.02.00/2023  

Valmistelu- ja lisätiedot

Controller Magnus Wikström

etunimi.sukunimi@porvoo.fi 

Kaupungin ja kaupunkikonsernin johtamista, toiminnan ohjaamista ja palveluiden laadun varmistamista toteutetaan muun muassa sisäisen valvonnan keinoin. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta operatiivisena toimintana kuuluu kaupunginhallitukselle, kaupunginjohtajalle ja muulle johdolle. Sisäisen valvonnan avulla johto ja esihenkilöt varmentavat vastuullaan olevan toiminnan laatua ja tavoitteiden toteutumista käyttäen välineinään esimerkiksi sisäistä viestintää, politiikkoja ja työohjeita, hyväksymisvaltuuksia, erilaisia kontrolleja, seurantaraportteja sekä tarkastuksia ja arviointeja.

Sisäinen valvonta ei ole muusta toiminnasta erillinen funktio mutta sisäinen tarkastus on. Sisäistä tarkastusta toteutetaan tarkastus-, arviointi- ja varmistustoiminnan sekä sisäisen neuvonnan avulla. Sisäinen tarkastus voi tarkastaa riskiperusteisesti työprosesseja tai kehittää riskienhallinnan toimintatapoja yhdessä yksiköiden kanssa ja siten parantaa esimerkiksi kaupungin johtamis- ja hallintoprosesseja.

Sisäisen valvonnan ja sisäisen tarkastuksen vastuista ja valtuuksista Porvoon kaupungilla on kirjattu hallintosääntöön, sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteisiin ja konserniohjeeseen. Sisäisen tarkastuksen toiminnasta laaditaan lisäksi toimintasuunnitelma kahdeksi vuodeksi kerrallaan, joka sisältää tarkastustehtäviä sekä sisäisen valvonnan osa-alueisiin kohdistuvia neuvontatehtäviä. Sisäisen tarkastuksen tarkastustoimenpiteet toteutetaan joko ostopalveluina tai omana työnään.

Uuden organisaation ja strategian implementointi on vaatinut huomiota vuonna 2023 sisäisen valvonnan osalta. Ohjeistuksia on päivitetty vastaamaan uutta organisaatiota ja ohjeiden ja strategian jalkautumiseen on panostettu. Tähän liittyy myös syksyllä 2023 toteutettu data-alustan auditointi. Tarkastuksessa selvitettiin mm. onko panostuksiin nähden saatu vastaava hyöty, sekä onko asioita data-alustan ympärillä tehty teknisesti ja metodologisesti oikein.

Muita sisäisen valvonnan kohteita on ollut mm. edustus- ja vieraanvaraisuusohjeistuksen laatiminen ja Whistleblower-ilmoituskanavan käyttöönotto.

Konsernivalvonnan osalta on edistetty siten, että konsernijaosto on aloittanut toimintansa ja konserniyhtiöiden hallitusten jäsenille on järjestetty HHJ-koulutus. Vuonna 2023 suoritettiin erityisesti konserniyhtiöiden hyvään hallinnointitapaan liittyviä tarkastuksia.

Sisäisen valvonnan ja sisäisen tarkastuksen toimintasuunnitelmaan on vuoden aikana lisätty kaksi uutta kohtaa. Toinen liittyy valtiolta tulevien velvoitetyöllistämisen tukirahojen hakemiseen, dokumentointiin ja rahaliikenteeseen. Toinen koskee käytäntöä kun kaupungin työntekijä ostaa tarvikkeita tai työkaluja laskulle. Tarkoitus on varmistaa, että on olemassa selkeät ohjeet ja että seuranta toimii.

Sisäisen tarkastuksen- ja valvonnan liitteenä olevan toimintasuunnitelman toteuttamista jatketaan vuonna 2024.

Apulaiskaupunginjohtaja

Kaupunginhallitus merkitsee tiedoksi sisäisen valvonnan ja sisäisen tarkastuksen tilannekatsauksen.